Tips & Trucs ter verbetering van de doorwerking

Bekkers e.a. (2004) hebben een checklist van factoren opgesteld met betrekking tot de organisatie van een Adviesraad en het proces van onderzoek. De aanname is dat “naarmate een Adviesraad meer aan de procesmatige voorwaarden voor een goede doorwerking heeft voldaan, de kans op doorwerking van adviezen groter zal zijn” (Bekkers e.a., 2004: 37).

De gehele checklist wordt hier niet gereproduceerd, maar bevat wel enkele goede tips & trucs ter bevordering van de doorwerking van rekenkamerproducten. Deze heeft de werkgroep aangevuld met de eigen werkervaring van de leden. De tips & trucs worden onderverdeeld in fasen, namelijk voor, tijdens en na het onderzoeksproces.

Voor het onderzoeksproces: onderwerpkeuze

1. Beleidskwesties waar de doelgroep (bv. gemeenteraad/ Provinciale Staten) nog geen mening over gevormd heeft of waar twee of meer kampen zijn gevormd, waarbij de meningsverschillen als onoverbrugbaar worden beschouwd, hebben grote kans op doorwerking. Deze onderwerpen zijn dan ook aantrekkelijk.
2. Haal onderwerpen op bij interne leden van de Rekenkamer, indien aanwezig, bij raads- of statenfracties, de griffier enz.
3. Wees alert op de agenda van de raad en/of college om het onderwerp te agenderen, en hou rekening met de doorlooptijd van eventueel het. De timing van het onderzoek wordt als een belangrijke voorwaarde voor doorwerking beschouwd
4. Hou de lokale pers in de gaten voor mogelijke actuele onderwerpen.
5. Probeer contacten te leggen en te onderhouden met collega Rekenkamers. Sommige onderwerpen/beleidskwesties kunnen wellicht beter gezamenlijk worden onderzocht. Dit levert niet alleen voordelen voor het onderzoek op (kosten en inhoudelijk), maar het advies dat door meerdere Rekenkamers wordt gedragen legt meer gewicht in de schaal (Bekkers e.a., 2004).
6. Kondig het feit dat je onderzoek wilt gaan doen altijd zo breed mogelijk aan, in ieder geval in een jaarplan.

Tijdens het onderzoeksproces: Interactie met doelgroep en inhoud van rekenkamerproduct

1. Probeer, desnoods alleen als toehoorder, aan te schuiven bij de auditcommissie of vergelijkbare werkgroep, wanneer gedurende het onderzoek de betreffende werkgroep en/of auditcommissie bijeenkomt.
2. Hou rekening met het niveau van communicatie. Bekkers e.a.,(2004) stellen dat naarmate de adviezen op een hoger niveau in de afdeling plaatsvinden, de rekenkamerrapporten meer serieus worden genomen.
3. Zorg voor structureel contact met de betrokken afdeling gedurende het onderzoek. Hou de afdeling op de hoogte van de voortgang van het onderzoek.
4. De inhoud van het product is van belang bij doorwerking ervan. Wees alert op de reactie van de doelgroep. Vraag regelmatig aan de doelgroep van het rapport of het voor hen leesbaar is, de kwaliteit van het rapport voldoende is. Daarnaast lijkt de doorwerking van een rapport af te nemen, wanneer de aanbevelingen verder van het huidige beleid af staan (Bekkers e.a. 2004: 41). Hier kan rekening mee gehouden worden bij het opleveren van het product.
5. Expliciete adressering en evalueerbaarheid (smart maken) van de aanbevelingen.
6. Formuleer de aanbevelingen dusdanig, en/of redeneertrant, zodat deze direct opgenomen kunnen worden in beleid en/of beleidsvoornemens.

Presentatie en ‘nazorg’

1. Geef eventueel aan het college een nadere toelichting op het rapport, nadat de raad een besluit heeft genomen.
2. Wees zelf aanwezig bij de behandeling van het rapport of product in de betreffende commissie of de raad/Provinciale Staten.
3. Raad/Provinciale Staten laten besluiten dat het college/GS na enige tijd moet rapporten over implementatie aanbevelingen > of bij implementeren.
4. Schrijf zelf als Rekenkamer het raadsbesluit in concept.
5. Neem hierbij een opdracht van de raad/ Provinciale Staten aan het college/Gedeputeerde Staten mee, met zo concreet mogelijke actiepunten, SMART-doelstellingen en uitgangspunten voor uitvoering, controle en toezicht.
6. Breng een persbericht uit om het onderzoek onder de aandacht te brengen.
7. Bewaak zelf of het college de gedane toezeggingen nakomt.
8. Doe na een bepaalde periode een vervolgonderzoek.
9. Schrijf een toegankelijk persbericht over of 5-minuten versie van het rapport. Hierdoor kan aandacht bij het bredere publiek voor het rapport gegenereerd worden.
10. Denk vooraf bewust na over de externe communicatie. Bijvoorbeeld over voor wie het rapport interessant zou kunnen zijn (zoals vakmedia) en verzend het rapport ook naar hen.
11. Denk na over eventueel aanvullende producten, zoals een video.