Standaardopzet Informatiedocument

Aanleiding

Uit diverse klantonderzoeken is gebleken dat er bij de leden behoefte bestaat aan een betere ontsluiting en verrijking van inhoudelijke informatie, bijvoorbeeld over rekenkameronderzoek. Informatie die direct aansluit op de dagelijkse praktijk en toegevoegde waarde biedt voor het doen van rekenkameronderzoek.

Een Informatiedocument is een (digitaal) verrijkte publicatie waarmee de NVRR de leden achtergrondinformatie aan biedt over een nieuwe ontwikkeling. Dit kan nieuwe wetgeving zijn of nieuwe onderzoeksmethodes (m.b.v. big data bijv.). Een andere soort digitale publicatie is een Inspiratiedocument. Dat is een digitale publicatie die een handreiking biedt voor en praktijkvoorbeelden van rekenkameronderzoek gedaan over een nieuw, actueel (geworden) of veel gezocht onderwerp (zie voor meer informatie hierover het separate document ‘Opzet Inspiratiedocument’).

Een informatiedocument bestaat uit een bundeling van relevante informatie. Het biedt toegevoegde waarde door middel van analyse en ontsluiting van bestaande informatie. De informatie is zodanig ontsloten dat het makkelijk vindbaar en toegankelijk is voor leden.

Een informatiedocument is opgezet volgens een standaardopmaak, zodat volgende documenten efficiënt kunnen worden ontwikkeld. De (vertrouwde) standaardopmaak zorgt er bovendien voor dat het makkelijk doorzoekbaar en te doorgronden is.

Een informatiedocument voldoet, voor zover van toepassing aan de eisen van de NVRR.  Enkele belangrijke aspecten hiervan zijn dat de NVRR verwacht dat:

• Een auteur enige achtergrondinformatie verstrekt over zichzelf (vanuit welke achtergrond en hoedanigheid is het document geschreven?)
• Het taalgebruik afgestemd is op alle lezers, dat wil zeggen dat het document geschreven is op taalniveau B1 van het Europees Referentiekader van de Raad van Europa. Als het onderwerp complex is, kan hiervan worden afgeweken.
• Dat essentiële begrippen uitgelegd worden en dat jargon verklaard wordt;
• Het aantal gebruikte links beperkt is en dat ze gecheckt zijn op bruikbaarheid en:
• Dat het Informatiedocument beschikt over correcte bronvermelding.

Kenmerken

De kenmerken van een informatiedocument zijn:

• Is een levend document dat onder redactie van de NVRR Redactieraad geactualiseerd wordt
• Heeft een overzichtelijke, digitale opmaak
• Heeft een standaardhoofdstukindeling, waardoor het voor leden snel duidelijk is welke informatie beschikbaar is
• De hoofdstukindeling is altijd zichtbaar, zodat duidelijk is waar men zich in het document bevindt en wat er verder behandeld wordt
• is snel doorzoekbaar dankzij de doorklikbare hoofdstuktitels (In het huidige CMS is deze functie helaas niet volledig beschikbaar).
• Gemakkelijk te actualiseren (per hoofdstuk en digitaal, wat redactie en publicatie vergemakkelijkt)
• Bevat een beveiligd veld voor commentaar (alleen voor leden toegankelijk)

Standaardopmaak van een  informatiedocument

Een informatiedocument is opgemaakt in de NVRR-huisstijl. Het NVRR-secretariaat levert de sjabloon aan de opdrachtnemer, de auteur van het document.

De NVRR kiest ervoor om informatie en inspiratiedocumenten op te laten maken volgens een standaard hoofdstukindeling. De beschikbaarheid van informatie maakt het verschil. Alleen die hoofdstukken die informatie bevatten, staan open, die zijn zichtbaar voor de leden. De schrijver van het informatiedocument heeft hierin de regie.

De volgende hoofdstukken komen altijd voor in een informatiedocument:

• Wat gaat er veranderen?
• Welke doelen worden nagestreefd? (De ‘waarom’-vraag)
• Welke doelgroepen ondervinden de gevolgen? (De ‘wie’-vraag; hier beschrijving van rol rekenkamer en gemeenteraad, indien van toepassing)
• Welke keuzes zijn aan de orde, beleidsmatig en organisatorisch? (De ‘hoe’- vraag)
• Wat zijn de financiële effecten? (Eventuele bezuinigingen; te realiseren besparingen)

Opdrachtgever Informatiedocument

De NVRR Redactie is verantwoordelijk voor de inhoud en vormgeving van de informatie, die op de openbare Wiki pagina op de NVRR-website gepubliceerd wordt. Vanuit die verantwoordelijkheid fungeert de Redactie als opdrachtgever van Informatiedocumenten. Zij ziet toe op de kwaliteit, actualiteit en relevantie van de gepresenteerde informatie. Bovendien bewaakt zij de huisstijl en ziet toe op de bewaking van auteursrechten.

Beoordelingsprocedure Informatiedocument

De redactie beoordeelt de kwaliteit van een Informatiedocument volgens een vaste procedure. De eindredacteur beoordeelt het document als eerste, onder meer aan de hand van de hierboven aangehaalde Handleiding schrijven voor Wiki, en doet op basis hiervan een preadvies over publicatie. Daarna stuurt de eindredacteur het document naar de rest van de redactie. De redactie houdt zich een reactietermijn van twee weken voor.

Gebruik van een informatiedocument

Het staat NVRR leden vrij om delen van een Informatiedocument te (her)gebruiken. Bij dit gebruik kan de NVRR niet garant staan voor het behoud van de samenhang in het informatiedocument. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de gebruiker oftewel het individuele lid.