Onderzoek uitbesteden

De keuze voor zelf doen of uitbesteden hangt af van de eigen capaciteit, zowel kwalitatief als kwantitatief. Specifieke expertise kan vaak beter worden ingehuurd, dan zelf worden verworven.

Manieren van uitbesteden

Inzet van externen kan op verschillende manieren:

• zelf doen, al dan niet met tijdelijke uitbreiding van de eigen capaciteit of deskundigheid;
• gezamenlijk met andere rekenkamers;
• geheel uitbesteden van het onderzoek aan derden. De externe inzet kan op verschillende manieren plaatsvinden:
  • inhuur van derden;
  • uitbesteding van onderdelen van het project;
  • detachering;
  • stageplaatsen;
  • organisatie van een klankbordgroep;
  • naast de uitvoering door externen een andere deskundigheid in te schakelen voor het kritisch meelezen van en meesturen aan het onderzoek.

Inkoopbeleid eigen organisatie (gemeente)

Het is van belang vooraf kennis te nemen van inkoop- en aanbestedingsbeleid van de (eigen) organisatie. Bijvoorbeeld: maakt de eigen gemeente gebruik van algemene inkoopvoorwaarden.

Opdrachtformulering

Een zeer belangrijke succesfactor voor uitbesteding is de kwaliteit van de opdrachtformulering. Een slechte opdracht leidt nooit tot een goed onderzoek. Vage vragen leiden tot vage antwoorden. Het formuleren van een goede opdracht vereist meestal wat voorwerk van de rekenkamer zoals het voeren van oriënterende gesprekken, het lezen van beleidsnota’s e.d. De kennis hieruit moet de rekenkamer vastleggen in een onderzoeksopzet, met daarin o.a. de onderzoeksvragen.  Een goede opdrachtformulering kost tijd maar is een noodzakelijke voorwaarde voor een succesvolle uitbesteding. Een goede opdracht is concreet (eenduidige vraagstelling), afgebakend (vraagstelling, tijd, middelen) en doelgericht (welke uitspraken en welke producten moet het onderzoek opleveren?). Na een goede opdrachtformulering kan de rekenkamer(commissie) verder gaan met het offertetraject.

Aandachtspunt: belangenverstrengeling

Aangeraden wordt om al bij de offerteaanvraag aan de offrerende bureaus te vragen of zij op het betreffende terrein ook werkzaam zijn voor de eigen gemeente.
De vijver van onderzoeksbureaus waaruit gevist kan worden is meestal niet erg groot. Bureaus die interessant zijn voor uitvoering van rekenkameronderzoek, blijken vaak ook werkzaam te kunnen zijn voor college en/of raad. Dat brengt het risico van belangenverstrengeling met zich mee. Dat kan vervolgens er toe leiden dat een potentieel interessant bureau afvalt.

Tijdens het onderzoek door externen

Het kan verstandig zijn de onderzoekers persoonlijk te introduceren bij de betrokkenen bij het onderzoek van binnen  en buiten de gemeentelijke organisatie.
De rekenkamer(commissie) kan bovendien veel misverstanden tussen rekenkamer (commissie), onderzoekers en onderzochte afdelingen voorkomen door daarnaast een aantal procesmatige zaken goed te regelen:

• houd tijdens het onderzoek frequent contact met de onderzoekers om vroegtijdig afwijkingen van de oorspronkelijke vraag, mogelijke fricties met de onderzochten en lacunes in redeneringen te signaleren;
• aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de rekenkamer(commissie) bij interviews die de onderzoekers voeren met sleutelfiguren;
• spreek af dat er regelmatig over tussentijdse bevindingen wordt gerapporteerd en overleg plaats vindt met de rekenkamer of een ingestelde begeleidingscommissie;
• maak afspraken over de wijze van vastlegging van gesprekken, dossiervorming etc.
• blijft erop alert dat de bevindingen, conclusies en oordelen in de onderzoeksrapportage volledig op elkaar aansluiten.

De rekenkamer (commissie) zal te allen tijde zelf de regie in handen moeten houden. Zij is tenslotte eindverantwoordelijk voor het onderzoek. Bij onvoldoende regie is het risico aanwezig dat het onderzoek een kant opgaat die niet meer aansluit bij de oorspronkelijke probleemstelling. De rekenkamer(commissie) krijgt dan iets anders dan waarom zij gevraagd heeft. Daar kunnen goede redenen voor zijn. Maar het is wel de rekenkamer(commissie) zelf die akkoord zal moeten gaan met de keuzes in het onderzoek.

Risico’s van verstoorde verhoudingen

Tijdens het onderzoek is de verhouding tussen onderzoekers en ambtenaren van de gemeente belangrijk. Als die verhouding verstoord raakt kan dat het onderzoek ernstig schaden: onderzoekers kunnen worden tegengewerkt, gegevens kunnen worden achtergehouden etc. Ook dit soort zaken dient zo spoedig mogelijk onder de aandacht van de rekenkamer(commissie) te komen zodat deze zo snel mogelijk actie kan ondernemen.

Ervaringen andere rekenkamer(commissie)s

Via de site van de NVRR kan gezocht worden naar rekenkamer(commissie)s die eerder onderzoek hebben uitbesteed naar een bepaald onderwerp. De ervaringen die zij daarbij hebben opgedaan worden graag gedeeld.