Offertetraject

Aangeraden wordt minimaal drie bureaus te benaderen voor het uitbrengen van een offerte. Zeker bij wat meer specialistische onderwerpen, kan het nuttig zijn om via het internet gespecialiseerde bureaus of onderzoeksinstellingen op het spoor te komen. Ook bij andere rekenkamers, die vergelijkbaar onderzoek hebben laten doen, kunnen inlichtingen worden ingewonnen. Ook afdelingen van andere gemeenten kunnen vaak goede suggesties doen. Met name ten aanzien van onderzoek naar ‘inhuur van derden’, ‘grondexploitatie’ en ‘subsidiebeleid’ bestaat inmiddels veel ervaring bij lokale rekenkamers. De databanken van De Lokale Rekenkamer (www.delokalerekenkamer.nl) en de NVRR (www.rekenkamers.nl) bieden toegang tot een groot aantal rapporten.

Stappen offertetraject

Volg in het offertetraject de volgende stappen:

• Benader kandidaat opdrachtnemers telefonisch met de vraag of ze in principe bereid zijn mee te doen met het offerte traject.
• Stuur ze vervolgens (per e-mail) het onderzoeksplan toe met het verzoek om op basis daarvan een offerte uit te brengen. Het is raadzaam daarbij ook aan te geven welke elementen op welke wijze in ieder geval in de offerte opgenomen moeten worden. Dit betreft in ieder geval:
• het toetsingskader dat in het onderzoek wordt gehanteerd. Tussen onderzoeksbureau en rekenkamer(commissie) zal op dit punt volstrekte overeenstemming moeten bestaan;
• ervaring en deskundigheden in het onderzoeksteam;
• per persoon uitgesplitst wie voor hoeveel uur wordt ingezet;
• een opgave door het onderzoeksbureau van opdrachten die (op het onderzoeksterrein) voor dezelfde gemeente zijn of worden uitgevoerd;
• de eis van terugkoppeling van interview verslagen;
• de terugkoppelingsmomenten aan de rekenkamer(commissie) (en eventueel aan de raad) en de verwachte bijdrage van de rekenkamer(commissie), bijvoorbeeld door regelmatige voortgangsrapportage aan en periodieke bespreking met de rekenkamer.
• Geef het onderzoeksbureau informatie over de rekenkamer en wijs op het specifieke karakter van rekenkameronderzoek.
• Maak meteen duidelijk welke bijdrage van het bureau na afloop van de uitvoering nog wordt verwacht, bijvoorbeeld bij de presentatie van het onderzoeksrapport in de raad(scommissie).
• Maak na ontvangst van alle offertes een selectie van de bureaus die in principe in aanmerking zouden kunnen komen voor de opdracht. Nodig deze bureaus uit voor een gesprek over de offerte.
• Laat na het gesprek zo nodig nog een herziene offerte maken en maak tenslotte de keuze op basis van de (herziene) offerte en het gesprek.
• Plan een evaluatie in met het onderzoeksbureau nadat het rapport is behandeld.

De NVRR heeft een handig sjabloon ter ondersteuning van de offerte aanvraag gepubliceerd.

Keuze voor een externe onderzoeker

Op basis van de offertes en de mondelinge toelichting kan de keuze voor een bureau worden gemaakt. Alhoewel er allerhande criteria zijn waaraan offertes kunnen worden beoordeeld, gaat het uiteindelijk toch vooral om het vertrouwen bij de opdrachtgever dat de opdrachtnemer echt in staat is dat onderzoek uit te voeren.

Belangrijke (hulp) criteria zijn:

• kennis en ervaring van de onderzoeker(s);
• de mate waarin zij blijk geven uw onderzoeksvragen te begrijpen en van een antwoord te kunnen voorzien;
• ingewonnen referenties;
• uw geloof in een goede invulling van de opdracht;
• en natuurlijk ook: een goede prijs/kwaliteitverhouding van het onderzoek.

Hanteer eigen leveringsvoorwaarden

Let ook op de leveringsvoorwaarden. De meeste bureaus brengen u offerte uit op basis van hun eigen leveringsvoorwaarden, en soms willen die nog wel eens erg beschermend zijn voor het bureau zelf. Daarom is het verstandig dat de rekenkamer(commissie) haar eigen voorwaarden hanteert. Het bureau dat het onderzoek gaat uitvoeren wordt gevraagd daarmee akkoord te gaan.  De voorwaarden van de externe partij worden vervolgens expliciet uitgesloten in de opdrachtbrief.

Specifieke rekenkamerbepalingen in het contract

Specifieke rekenkamerbepalingen in het contract zijn bepalingen ten aanzien van:

• Kosten voor meerwerk (m.n. als gevolg van hoor -wederhoor, vragen uit de raad etc.);
• Vertrouwelijkheid;
• Toegang tot gegevens;
• Eigendom van rapporten;
• Het eigendom van stukken/dossiers;
• De omgang met citaten en verslagen;
• Public relations (woordvoerderschap)
• De wijze waarop het extern bureau in het onderzoeksrapport wordt vermeld,  bijvoorbeeld:
  • rapport in huisstijl extern bureau;
  • rapport met logo extern bureau en rekenkamer;
  • rapport in huisstijl rekenkamer met vermelding van bureau.