Skip to main content

Waarderend Onderzoeken

Waarderend onderzoeken of Appreciative Inquiry (verkort “AI”) is een kwalitatieve onderzoeksmethode die verschilt van traditioneel onderzoeken, doordat zij  meer de focus legt op het  vergroten van krachten, leren van het verleden en ontwikkelen op successen,  dan op wat er niet goed gaat,  het corrigeren van fouten, en het oefenen op zwaktes.

Waarderend onderzoek wordt sinds de jaren tachtig van de vorige eeuw toegepast. De grondslag ligt in de Verenigde Staten bij Dr Cooperrider. Sinds de 21e eeuw is het een wereldwijd toegepaste methodologie. De laatste jaren vindt deze aanpak ook in Europa en Nederland groter vervolg. De Auditdienst van het Rijk (ADR) past het inmiddels toe, De Algemene Rekenkamer (ARK) verkent de mogelijkheden en met name de Gezamenlijke Rekenkamercommissie voor de gemeenten Berkelland, Bronckhorst, Lochem en Montferland (RC BBLM)  past het toe in haar onderzoek naar de effectiviteit van de uitvoering van de WWB  richting WWnV  cq Participatiewet.

De onderzoeksaanpak kent  5 Uitgangspunten. De onderzoeksaanpak kent in oorsprong 4 fasen ( 4D’s) en in Nederlandse toepassingen 5 fasen (5V’s). De onderzoeksaanpak voor Rekenkamer(commissie)s kent 6 fasen (6V’s).
AI kent ook andere vormen en toepassingen  die voor Rekenkamer(commissie)s goed bruikbaar zijn.

Verschil Waarderend Onderzoeken ten opzichte van traditioneel onderzoeken

Waarderend onderzoek heeft een andere focus en onderzoeksaanpak dan het traditionele onderzoek. Traditioneel onderzoek zet een probleem centraal en zoekt manieren om het probleem op te lossen; door te trainen op wat er niet goed gaat, of door het elimineren van een probleem; de zgn’ deficit-oriented approach’ of probleemgerichte benadering.

Uitgangspunten van Waarderend Onderzoeken

Waarderend onderzoek gaat uit van:

  • het sociaal constructionistische principe (er is geen objectieve werkelijkheid);
  • het poetisch principe (alles is voor meer interpretaties vatbaar, wat jij vindt dat is);
  • het simultaniteitsprincipe (een vraag is de eerste stap van verandering’);
  • het anticiperend principe (beelden van de toekomst leiden ons) en het
  • positiviteitsprincipe (positieve emoties zijn nodig voor groei en ontwikkeling).

Waarderend onderzoek gaat uit van het principe ‘leren van het verleden,  ontwikkelen op successen,  krachten en gedeelde waardes’. Het gaat uit van het resultaat, waar willen we naartoe, en van de krachten in de organisatie in plaats van de tekortkomingen. Wat willen we WEL? Dat wil niet zeggen dat het onderzoek en de bevindingen niet kritisch zijn, of niet benoemen wat er niet goed gaat; de focus is echter bewust ontwikkelings- en oplossingsgericht. Daarmee is zij duurzamer,  kent meer doorwerking , dan puur traditioneel onderzoek. Daarmee draagt zij voor Rekenkamer(Commissie)’s  meer bij aan de ondersteuning van de kaderstellende rol van de Raad.

Onderzoeksaanpak

De onderzoeksaanpak kent 5 fases ( de 5 V’s):

  1. Verwoorden: wat is het onderwerp, de vraag- en doelstelling van het beleidsterrein & onderzoek?
  2. Verdiepen: wat is de situatie nu (met aandacht voor wat er wel goed gaat en wat wordt ervaren als de krachten en gedeelde waardes in de organisatie
  3. Verbeelden: waar willen we over 10 jaar staan, wat is het gewenste, gedroomde plaatje?
  4. Vormgeven: welke concrete acties en tussentijdse resultaten zijn er nodig om tot het ideaalplaatje te komen?
  5. Verwezenlijken: een uitvoeringsplan maken en uitvoeren

Deze stappen worden idealiter met het gehele systeem, alle betrokken actoren doorlopen.
De allereerste aanpakken in de USA kende 4 fasen ( 4D’s):

  1. Discover
  2. Dream
  3. Design
  4. Destiny

Onderzoeksaanpak voor Rekenkamer(commissie)s

Voor (lokale) Rekenkamer(Commissie)s is een  tussenvorm van AI , genoemd de ‘waarderende benadering’ direkt  toepasbaar.

Figuur 2: naar: ‘waarderend auditen bij de RAD, katalysator voor verbetering’. L. Zarrou, R. Kalker & M. De Zeeuw, 2010.

Voor de toepassing voor lokale rekenkamers  is het  toepassen van de waarderende benadering kritisch en tevens ontwikkelings- en oplossingsgericht. Daarmee is zij duurzamer,  kent meer doorwerking , dan puur traditioneel onderzoek. Zij voldoet daarmee aan aanbevelingen uit de evaluatie van lokale rekenkamercommissies (rapport Berenschot).

Waarderend Onderzoeken voor lokaal rekenkameronderzoek, is door Drs Lydia Zwier geconcretiseerd  in het model met 6 fasen (6 V’s):

  1. Verwoorden: wat is het onderwerp, de vraag- en doelstelling van het beleidsterrein & onderzoek? Wat zijn huidig geldende normen?
  2. Verdiepen: wat is de situatie nu (met aandacht voor wat er wel goed gaat en wat wordt ervaren als de krachten en gedeelde waardes in de organisatie; dit zijn de bevindingen en feitelijke conclusies)
  3. Verbeelden: waar willen we over 10 jaar staan, wat is het gewenste, gedroomde plaatje ?
  4. Verbinden: de beelden van diverse onderdelen/groepen/beleidsvelden met elkaar in verbinding brengen ten bate van het spreken van 1 taal en het vinden van gedeelde sterke kanten, waarden en momenta.
  5. Vormgeven : welke krachten en waarden kunnen we inzetten om te komen op het gewenste punt?  En wanneer ? (door de rekenkamercommissie te verwoorden in de conclusies en aanbevelingen)
  6. Verwezenlijken: een uitvoeringsplan maken en uitvoeren (deze activiteiten zijn aan het college en de organisatie,  op basis van de door de raad aangenomen aanbevelingen)

Andere toepassingen

Andere toepassingen van AI-methoden, als aanvulling op traditionele  onderzoeken met langere doorlooptijden, bij (lokale) Rekenkamer(commissie)s kunnen o.a. zijn:

  • Best practices (h)erkennen
  • Het  vormen van een normenkader
  • Komen tot (gedragen) onderzoeksonderwerpen
  • Verbetering informatievoorziening (of komen tot een checklist informatievoorziening)  voor Raadsleden

Zie ook

  • Waarderend organiseren
  • Waarderend samenwerken
  • Sociale Innovatie
  • Duurzaamheid
  • Waarderend Auditen
  • Waarderend veranderen

Auteur: Drs Lydia M.D. Zwier-Kentie – november 2012

Referenties:

 

Onderzoeksopzet

De onderzoeksopzet wordt gemaakt na de keuze voor een onderzoeksonderwerp. De onderzoeksopzet geeft antwoord op de vraag waarom, wat, hoe, door wie en wanneer onderzocht gaat worden.

Voorbereiden onderzoeksopzet

Ter voorbereiding van het onderzoek zijn enkele gerichte acties wenselijk:

  • Vaststellen wat precies het onderwerp van onderzoek is en afbakenen van het onderzoeksonderwerp. Dat lijkt voor de hand te liggen, maar in de praktijk blijkt het soms niet eenvoudig om de juiste focus in het onderzoek aan te brengen. Bijvoorbeeld: wat onderzoeken we precies als we ‘het beleid’ onderzoeken? Richten we ons op prestaties of op effecten? Willen we uitspraken doen over enkele onderdelen of over de gemeente als geheel?
  • Vaststellen in welke context het onderzoek plaatsvindt, dat wil zeggen dat het duidelijk moet zijn waarom dit onderzoek juist nu plaatsvindt.
  • Normenkader al op hoofdlijnen voor ogen hebben: wanneer vinden we iets goed en wanneer fout?
  • Benaderen van deskundigen voor enkele algemeen oriënterende gesprekken en hen laten meedenken over een mogelijke aanpak.
  • Meer en detail raadplegen van relevante websites en het gemeentelijk informatiesysteem.
  • Verzamelen en nalopen op voor het onderzoek relevante informatie van onder meer de volgende bronnen:
    • concernbegroting(en) en jaarverslag(en);
    • dienstbegroting(en), jaarverslag(en) inclusief
    • accountantsrapport (en eventueel ook
    • managementbrief) en toetsrapporten bestuursdienst;
    • notulen / verslagen / agenda’s / agendaposten / bijlagen;
    • persberichten bestuur en diensten;
    • berichten in kranten (zoeken via internet).
  • Nagaan of vergelijkbare onderzoeken door andere rekenkamers zijn uitgevoerd, zie bijvoorbeeld de databank op www.rekenkamers.nl.

Als het niet mogelijk is normenkader, onderzoeksmethoden en planning al bij de start scherp te formuleren kan de rekenkamer(commissie) er ook voor kiezen eerst een vooronderzoek te doen en pas daarna een beter gedefinieerd hoofdonderzoek uit te voeren.
Andere opties om de onderzoeksaanpak scherp te krijgen is gebruik maken van kennis van andere rekenkamers (best practices van onderzoek op hetzelfde terrein) of een beroep doen op de expertise van onderzoekbureaus.
Ook is het nuttig bij uitbesteding rekening te houden met mogelijke (originele) suggesties die onderzoeksbureaus in hun offerte kunnen aandragen.

Belangrijke elementen onderzoeksopzet

Laat in de onderzoeksopzet de volgende onderwerpen aan bod komen:

  • Aanleiding: een korte beschrijving van het onderwerp en de argumenten voor het onderzoek (aandachtspunten zijn onder meer relevant beleid, wet- en regelgeving, het maatschappelijk en financieel belang).
  • Doelstelling: het beoogde effect van het onderzoek.
  • Probleemstelling, onderzoeksvragen en afbakening: de hoofdvraag en deelvragen die beantwoord moeten worden om de kennis te verkrijgen waarmee het beoogde effect kan worden bereikt.
  • Normenkader: de normen waaraan de bevindingen worden getoetst om een oordeel te vormen. Het kan van belang zijn om reeds bij de uitwerking van de onderzoeksopzet te bepalen welk normenkader in het onderzoek wordt gehanteerd. Bij publicatie van de onderzoeksopzet krijgen de betrokkenen zo een beeld krijgen over de normen op basis waarvan de rekenkamer(commissie) haar oordeel vormt. Let wel: vaak worden normen tijdens het onderzoek verder gepreciseerd en uitgewerkt.
  • Onderzoeksmethoden: de wijze waarop de gegevens worden verzameld (bijv. interviews, enquêtes, documentenstudie, gevalstudies). Sommige rekenkamer(commissie)s laten dit onderdeel ook wel eens over aan de creativiteit van de externe partij.
  • Organisatie, planning, kosten en procedure: vastleggen wie binnen de rekenkamer als trekker/ eerst aanspreekbare voor het onderzoek optreedt en wie het onderzoek begeleiden/uitvoeren. Hier ook aangeven of het onderzoek wordt uitbesteed aan een externe onderzoeker.

Afwijken van de onderzoeksopzet

Elk onderzoek is een zoekproces, waarbij op grond van voortschrijdend inzicht kan worden afgeweken van het oorspronkelijke plan. Dat kan er toe leiden dat sommige, vooraf bedachte onderzoekslijnen eerder worden afgesloten omdat al snel tot sluitende conclusies kan worden gekomen. Op andere punten kan op grond van (tussen)bevindingen juist geconstateerd worden, dat een verdere verdiepingsslag gemaakt moet worden.
Zo nodig vindt hierover communicatie plaats met betrokkenen en de raad(scommissie).

Aankondigen door publicatie onderzoeksopzet

De onderzoeksopzet kan na vaststelling door de rekenkamer openbaar worden gemaakt. Daarbij moet worden bepaald wie de onderzoeksopzet intern en extern ter kennisgeving wordt toegezonden. De raad, het college, de directie, de betrokken afdelingen en eventuele extern betrokken organisaties zijn de meest voor de hand liggende adressanten.

De publicatie van de onderzoeksopzet en het toesturen hiervan aan betrokken bestuurders, directeuren e.d. is feitelijk de aankondiging van het onderzoek. Bij uitbesteding van onderzoek wordt in deze aankondiging ook aangegeven welke onderzoekers van welk bureau het onderzoek zullen uitvoeren. Ervaring leert dat tijdige communicatie van het onderzoeksplan bevorderlijk is voor de medewerking gedurende het onderzoek. Sommige rekenkamer(commissie)s maken bij aankondiging van het onderzoek afspraken over een eventuele vaste ambtelijke contactpersoon.

Weerstandscapaciteit

Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) schrijft een weerstandsvermogen voor als ratio tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en het totaal aan gekwantificeerde risico’s, waar geen beheersmaatregelen tegenover staan. Bij de berekening van beide elementen is het van belang om hierin compleet te zijn. Alle componenten van de weerstandscapaciteit dienen te worden meegenomen (incidenteel en structureel). De risicoanalyse dient ingebed te worden in een gemeentebreed risicomanagement, teneinde een goed zicht te krijgen op de afgedekte risico’s (als onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering) en de niet afgedekte risico’s (als onderdeel van het weerstandsvermogen). Tot slot dienen alle financiële gegevens te voldoen aan het zogenoemde voorzichtigheidsvereiste.

Definitie van het weerstandsvermogen

Volgens artikel 11 van de BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen:

  1. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;
  2. alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

Verder stelt het BBV dat:
De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen ten minste bevat:

  1. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
  2. een inventarisatie van de risico’s;
  3. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

Belangrijk is dat het BBV het weerstandsvermogen nadrukkelijk heeft gedefinieerd als een ratio. Deze ratio beschrijft de relatie tussen de weerstandscapaciteit en de (gekwantificeerde) risico’s, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen. Alvorens verder op deze ratio in te gaan is het goed om eerst beide componenten zo scherp mogelijk te omschrijven.

Weerstandscapaciteit

Het BBV omschrijft de weerstandscapaciteit als zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Dit laatste houdt in dat de Minister een duidelijk onderscheid maakt tussen begrote kosten, dat wil zeggen kosten die deel uitmaken van de begroting en meerjarencijfers, en niet-begrote kosten.

Tevens maakt het BBV onderscheid tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit, waarbij onder de incidentele weerstandscapaciteit wordt verstaan het vermogen om onverwachte incidentele tegenvallers op te kunnen vangen, zonder dat dit invloed heeft op de voortzetting van taken op het geldende niveau.

De middelen die dat vermogen bepalen zijn:

  1. de algemene reserve en de reserves waaraan de raad een bestemming heeft gegeven die kan worden gewijzigd (bestemmingsreserves);
  2. de in de begroting opgenomen ramingen voor onvoorziene uitgaven voor zover hier nog geen bestemming aan is gegeven;
  3. de stille reserves, voor zover deze op korte termijn materieel te maken zijn (reserves waarvan de omvang en/of het bestaan niet uit de balans blijkt, voortkomend uit de onderwaardering van activa of overwaardering van schulden bij het volgen van normale waarderingsmethoden).

De structurele weerstandscapaciteit heeft betrekking op het vermogen om onverwachte tegenvallers structureel in de lopende begroting op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken. De middelen die dat vermogen bepalen zijn:

  1. de resterende (onbenutte) belastingcapaciteit;
  2. bezuinigingsmogelijkheden (voor zover nog niet meegenomen in de begroting en meerjarenramingen);
  3. cumulatief geraamde onvoorziene uitgaven.

Reserves maken deel uit van de beschikbare weerstandscapaciteit. De algemene reserve is vrij aanwendbaar voor nieuw beleid (of het opvangen van tegenvallers in het jaarresultaat). Bestemmingsreserves zijn daarentegen reserves waar de raad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven. Bij een bestemmingsreserve is weliswaar sprake van een vastgelegde toekomstige onttrekking, maar er bestaat op dat moment nog geen verplichting. De raad heeft dan ook alle mogelijkheid om de bestemming van deze reserves te wijzigen.

De totale beschikbare weerstandscapaciteit bestaat derhalve uit de opsomming van alle voornoemde elementen van de incidentele en structurele weerstandscapaciteit.

Een bijzondere categorie vormen de zogenoemde voorzieningen. Voorzieningen zijn afgezonderde vermogensbestanddelen die gevormd worden wegens:

  1. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is doch redelijkerwijs is in te schatten;
  2. risico’s waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is doch redelijkerwijs is in te schatten en daarmee een hoge mate van waarschijnlijkheid kennen;
  3. fluctuaties in kosten op te vangen (gelijkmatige verdeling van kosten).

Deze definitie impliceert dat voorzieningen geen deel uitmaken van de beschikbare weerstandscapaciteit, omdat er sprake is van reeds aangegane verplichtingen, dan wel van risico’s met een hoge mate van waarschijnlijkheid.

Risico’s weerstandsvermogen

Het tweede element van het weerstandsvermogen bestaat uit de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de gemeentebreed geïnventariseerde en gekwantificeerde risico’s, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die een materieel financieel belang hebben. Risico wordt daarbij gedefinieerd als een mogelijke belemmering voor het behalen van (operationele en strategische) doelstellingen. De omvang van het risico wordt bepaald door de mate van waarschijnlijkheid (kans) en de (gekwantificeerde) impact (op de doelstellingen). De basis voor het inventariseren, kwantificeren en beheersen van deze risico’s ligt in het risicomanagement. Goed uitgevoerd risicomanagement voorkomt daarmee tevens dat het weerstandsvermogen (te) fors oploopt, omdat de meeste reguliere risico’s in het kader van het risicomanagement pro-actief worden herkend en worden afgedekt met beheersmaatregelen.

Voor de wijze waarop het risicomanagement wordt geïmplementeerd kan gebruik worden gemaakt van breed toegepaste en geaccepteerde richtlijnen als COSO en ISO 31000.

Tevens is van belang dat risicomanagement een vast onderdeel vormt van de reguliere planning en controlcyclus, waardoor snel zicht kan worden geboden op mogelijke risico’s en daarmee in een vroeg stadium al beheersmaatregelen kunnen worden genomen. Feitelijk vormt deze sturingsdimensie het logische verlengstuk van de berekening en de omvang van het weerstandsvermogen.

Relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s

Het weerstandsvermogen bestaat zoals gezegd uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de voor de afdekking van de risico’s benodigde weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit wordt bepaald door het risicoprofiel van de gemeente als geheel, waarbij de waarschijnlijkheid en de omvang/ impact van elk risico afzonderlijk is gewaardeerd en gekwantificeerd. De relatie wordt meestal uitgedrukt in een verhoudingsgetal, waarbij normaliter gestreefd zou moeten worden naar een ratio weerstandsvermogen van minimaal 1,0.

Voorzichtigheidsvereiste

Aan financiële gegevens, die in de begroting worden meegenomen worden nadrukkelijk eisen gesteld. In de ‘circulaire nadere informatie BBV gemeenten’ worden eisen gesteld aan transparantie, toerekening en aan voorzichtigheid. Het voorzichtigheidsprincipe is noodzakelijk omdat bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening zich altijd onzekerheden voordoen. Bij de begroting gaat het om ramingen die per definitie een zekere mate van onzekerheid kennen. Het voorzichtigheidsvereiste houdt onder meer in dat risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar in acht moeten worden genomen als zij vóór het opmaken van de jaarrekening bekend zijn.

Initiator: Paul Hofstra

Onderzoeksprogramma

De rekenkamer kan op basis van monitoring en ideeën, suggesties en verzoeken van de raad, suggesties en verzoeken van derden een groslijst van mogelijke onderwerpen samenstellen. Hieruit wordt het periodieke (onderzoeks-)programma samengesteld.

Het onderzoeksprogramma is een richtsnoer, geen keurslijf!

Een onderzoeksprogramma hoeft niet per se voor één afgebakend kalenderjaar te gelden. Wel is het – vanuit het oogpunt van transparantie en controleerbaarheid – raadzaam om aan te geven voor welke periode welk onderzoek gepland staat. Met de uitvoering van het programma dient flexibel omgegaan te worden. Soms komen er verzoeken uit de raad  of zijn actuele kwesties aanleiding om snel een tussentijds onderzoek te doen. Ook het tussentijds informeren van de gemeenteraad / betrokkenen bij grote wijzigingen in het onderzoeksprogramma (bijvoorbeeld uitstel van de aanvang van een onderzoek) is verstandig.

Voor elk onderzoek uit het onderzoeksprogramma dat in uitvoering wordt genomen wordt een onderzoeksopzet gemaakt.

Bekend maken onderzoeksprogramma

Het definitieve onderzoeksprogramma wordt met een begeleidende brief ter kennisneming aangeboden aan de raad.

  • Aangeraden wordt ook het college – en wellicht anderen zoals de griffie, directeuren, concerncontroller, controllers, afdelingshoofden, pers e.d. – te informeren.
  • Het is gebruikelijk het onderzoeksprogramma op de webpagina van de rekenkamer(commissie) te publiceren.
  • Het onderzoeksprogramma kan ook ter inzage worden gelegd.
  • Eventueel kan in een huis-aan-huis blad worden gemeld, dat het onderzoeksprogramma van de rekenkamer(commissie) is vastgesteld.

Wet Werk en Bijstand (WWB)

Wat is relevant bij Rekenkameronderzoek naar bijstandsverlening en re-integratie, een taak die de gemeente uitvoert in het kader van de Wet Werken en Bijstand (WBB).

Algemene informatie over Wet Werk en bijstand (WWB)

Het algemene doel van WWB is :

  • personen uit de doelgroep zo snel mogelijk aan het werk helpen of daarvoor toerusten.
  • personen die hiertoe niet in staat zijn voorzien van inkomen.

Relevantie van WWB als onderzoeksonderwerp

Re-integratie en bijstandsverlening heeft een groot maatschappelijk en financieel belang.
Het Rijk stelt de gemeenten langs drie kanalen financiële middelen ter beschikking: :

  • De kosten voor uitkeringen via het “inkomensdeel”, formeel de gebundelde uitkering genaamd, van het Fonds Werk & Inkomen. In 2011 was dat circa € 4 miljard.
  • De kosten voor re-integratie via het “werkdeel” van het Fonds Werk & Inkomen. In 2011 was dat circa €3 miljard.
  • De kosten voor de uitvoering (apparaatskosten) via het gemeentefonds. In 2011 beliepen de kosten van de uitvoering circa € 2 miljard.

Samen gaat het om circa €9 miljard. Omdat de problematiek ongelijk over de gemeenten is verdeeld, lopen de bedragen per gemeente sterk uit een, maar voor de meeste gemeenten gaat het om aanzienlijke bedragen.

Onderzoekswaardige onderwerpen

Bij een breed onderwerp als dit zijn dat er teveel om op te noemen.

Voor de re-integratie verwijzen wij naar de algemene informatie hieronder.

Onderwerpen rond bijstandsverlening kunnen zijn:

  • niet gebruik (ook bij bijzondere bijstand)
  • teveel-gebruik: bijvoorbeeld doordat:
    • voorliggende voorzieningen niet goed in beeld zijn;
    • de toegangspoort (instroom) niet streng genoeg is;
    • de fraudebestrijding niet aan de maat is;
    • te weinig aandacht  is voor terugvordering en verhaal.
  • kwaliteit en klantvriendelijkheid:
    • snelheid van de uitkeringsverlening,
    • foutloosheid (in een keer goed),
    • bereikbaarheid,
    • bereidheid tot maatwerk
    • aandacht voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Bij uitvoeringskosten kunt u denken aan formatie, ict-kosten, kosten per geval (gemiddelde prijs), en benchmarking.

Tot slot kan ook worden onderzocht hoe de gemeente zich op nieuwe beleidsitems voorbereidt (WWNV, wachttijd beneden 27 jarigen, het vragen van een tegenprestatie).

Opvolging rekenkameronderzoek en nazorg

Over wie de opvolging van rekenkameronderzoek bewaakt bestaat verschil van mening. De ene rekenkamer(commissie) vindt dat ze dat zelf moeten doen, andere rekenkamer(commissie)s vinden het bij uitstek een taak van de griffie of de ambtelijke organisatie. Een aandachtspunt hierbij is de rolverdeling tussen rekenkamer, griffie en raad.

Wiens verantwoordelijkheid is het om de doorwerking van rekenkameronderzoek te volgen? Hierover dienen goede afspraken te bestaan om te voorkomen dat de evaluatie en de aandacht voor doorwerking tussen wal en schip valt. De rekenkamer kan zelf een aanbeveling formuleren op welke wijze de doorwerking van het onderzoek het beste gevolgd kan worden.

Bewaking naleving toezeggingen en raadsbesluit rekenkameronderzoek

Er dient duidelijkheid te bestaan over wie in de gaten houdt of toezeggingen ook worden nagekomen. Is dat de raad, de griffie of de rekenkamer?
Als die taak bij de raad of griffie ligt, zal de rekenkamer wel van tijd tot tijd moeten nagaan of men deze taak ook uitvoert (bijvoorbeeld door opname in het jaarplan). Het nakomen van toezeggingen is immers een cruciale schakel in de meerwaarde die een lokale rekenkamer kan hebben.

Vervolgonderzoek

Een periodiek vervolgonderzoek kan ook deel uit maken van het werk van de rekenkamer(commissie). Met het vervolgonderzoek krijgen de rekenkamer en de gemeenteraad beter zicht voortgang van het onderzoekobject (een organisatieonderdeel, beleidsuitvoering, effecten ‘op straat’ e.d.) in de tijd.

Vervolgonderzoek kan op twee manieren worden ingestoken:

  1. In de ‘smalle’ vorm is het onderzoekobject de uitvoering van de afspraken tussen het college en de gemeenteraad naar aanleiding van het oorspronkelijke rekenkameronderzoek.
  2. In de ‘brede’ vorm is het onderzoekobject de actuele stand van zaken van het onderzoekobject; in dit geval neemt u alle actuele ontwikkelingen ook mee.

Het voordeel van de eerste vorm is snelheid: een quick scan met een korte doorlooptijd kan snel aan de raad worden aangeboden. Het voordeel van de laatste vorm is dat de gemeenteraad alle relevante informatie over het onderzoekobject ontvangt.
Het vervolgonderzoek zou niet een beoordeling moeten inhouden van de naleving van de oorspronkelijke rekenkameraanbevelingen. Dan loopt de rekenkamer namelijk het risico voorbij te gaan aan de politiek-bestuurlijke werkelijkheid, dat raad en college soms bepaalde aanbevelingen niet overnemen. Het vervolgonderzoek kan dan een bijsmaak krijgen van alsnog gelijk willen halen.

Andere manieren van invloed rekenkamerrapport

Het is ook van belang te volgen op welke andere manieren rekenkamerrapporten aandacht krijgen of invloed hebben. Daarbij gaat het om bijvoorbeeld de behandeling van rapporten in de media of het gebruik van rekenkamerrapporten in raadsdebatten over verwante onderwerpen. Hierbij kan een onderscheid worden gemaakt tussen het op de voet volgen van tussentijdse ontwikkelingen en het periodiek uitvoeren van een vervolgonderzoek.

Strategische doorwerking

Strategische doorwerking is de verandering van de machtspositie van één of meerdere (doel)groepen door de uitkomsten van een onderzoek. Hierdoor worden zij beter in staat gesteld hun doelen te bereiken. Van strategische doorwerking is ook sprake als het rekenkameronderzoek een functie heeft gehad in het agenderen van onderwerpen, het versnellen of het vertragen van beleidsprocessen, etc. Wanneer het onderzoek het bestaande beleid ondersteunt, heeft het met name een legitimerende functie.
Uit onderzoek blijkt, dat dit type doorwerking in de praktijk vrij vaak voorkomt.

Communicatie en publicatie rekenkamerrapport

De publicatie van een rekenkamerrapport vergt een zorgvuldige voorbereiding. Meestal is het goed te streven naar extra publiciteit, zodat het rapport en de voornaamste bevindingen, conclusies en aanbevelingen daaruit meer bekendheid kunnen krijgen.
Extra publiciteit kan worden verkregen bijvoorbeeld door het geven van interviews, presentaties en het schrijven van artikelen.
De rekenkamer kan ook bijeenkomsten organiseren, waarin de onderzoeksresultaten worden besproken. Voorbeelden hiervan zijn expertmeetings (met externe deskundigen of met ervaringsdeskundigen uit andere gemeenten en maatschappelijke organisaties). Het organiseren van deze bijeenkomsten gaat meestal in overleg met de griffie.

Publicatiedatum rekenkamerrapport

Probeer de publicatiedatum zo te kiezen dat de boodschap op een zo effectief mogelijke manier wordt overgebracht. Dit betekent dat er bewust voor kan worden gekozen om bijvoorbeeld juist voor of na de behandeling van de voorjaarsnota of begroting te publiceren. Een aandachtspunt bij de planning van een publicatiedatum zijn eventuele gemeenteraadsverkiezingen of een vakantieperiode. Een richtlijn zou kunnen zijn gedurende een bepaalde periode (x-aantal weken /maanden) geen rapport te publiceren, vanwege mogelijke politieke gevoeligheden.

Tips

  • Wijs binnen de rekenkamer(commissie) één woordvoerder aan die de media te woord staat.
    • Meestal is dit de directeur of voorzitter van de rekenkamer(commissie).
    • Ook kan bijvoorbeeld het eerst verantwoordelijke (commissie)lid voor een bepaald onderzoek de woordvoerder zijn.
    • Om verwarring te voorkomen is dat bij gemengde rekenkamercommissies bij voorkeur een extern lid. Immers, als een raadslid over het rekenkamerrapport in de media het woord voert is het risico groot dat het rekenkamerstandpunt, een eigen standpunt en het fractiestandpunt niet meer te ontwarren zijn. Dit geldt des te meer wanneer het gaat om oordelen en aanbevelingen.
  • Kondig een week voor de publicatiedatum het verschijnen van het rapport aan bij de raadsleden en collegeleden. Zo worden zij niet verrast wordt door de publicatie.
  • Leg in de week voorafgaand aan de publicatiedatum selectief contact met media. Zo krijgen zij de gelegenheid een artikel (interview) voor te bereiden, dat op de publicatiedatum wordt gepubliceerd. Stuur ze het rapport onder embargo. Schending van het embargo dient gevolgen te hebben voor het betreffende medium.
  • Vraag vooraf de tekst van een artikel ter inzage om eventuele onjuistheden te corrigeren.
  • Gun de plaatselijke krant de primeur.
  • Zorg ervoor dat raadsleden en collegeleden het rapport en (eventueel) het bijbehorende persbericht een dag voor de publicatiedatum (onder embargo) in handen hebben.
  • Stuur op de publicatiedatum een persbericht naar de media en houd eventueel een persconferentie. Hierbij kunnen al dan niet de betrokken bestuurders en ambtenaren aanwezig zijn.
  • Let er op dat de toon in het persbericht dezelfde is als de toon in het rapport. Het inkorten van de tekst van een rapport tot een persbericht gaat onherroepelijk ten koste van de nuance, maar mag niet leiden tot een kritischer of juist positiever toonzetting dan in het rapport.
  • Zorg voor een exclusief interview met het belangrijkste lokale persmedium.
  • Nodig bij ingewikkelde of gevoelige onderwerpen journalisten expliciet uit voor een mondelinge toelichting. Niets is zo vervelend als een faliekant verkeerde kop boven een krantenbericht over een onderzoeksrapport.
  • Plaats het rapport en het persbericht meteen – maar pas nádat college en raad er over kunnen beschikken – op de website van de rekenkamer(commissie).

Enige tijd na de publicatie vindt de presentatie van het rekenkamerrapport aan de raad plaats.

Communicatie, presentatie en nazorg

Aandacht voor een rapport staat niet gelijk aan doorwerking. Maar aandacht is wel een belangrijke voorwaarde voor doorwerking.

Doelgroepen

  • Raad / Provinciale Staten
  • College / Gedeputeerde Staten
  • Ambtelijke organisatie
  • Beleidsveld / maatschappelijk middenveld
  • Media
  • Samenleving

Communicatie

Een goede communicatiestrategie gericht op verschillende doelgroepen is van belang. Als stelregel geldt: hoe directer (frequenter, informeler) de communicatie tussen rekenkamer en haar doelgroep is, des te groter de kans op gebruik van resultaten. Persoonlijke communicatie is meestal effectiever dan schriftelijke. Maar ook: als een rapport breed verspreid wordt, krijgt het waarschijnlijk meer aandacht. Optimale media-aandacht vraagt een actieve benadering (goede persberichten, persconferenties, maar ook persoonlijk contact met journalisten). Het zoeken van de publiciteit brengt ook een risico op minder doorwerking met zich mee. De media kunnen bijvoorbeeld de boodschap van de rekenkamer op de verkeerde wijze interpreteren of berichtgeving kleuren.

Presentatie

In het algemeen geldt: hoe meer aandacht het advies krijgt tijdens de presentatie, des te groter de kans op doorwerking. De presentatie van de onderzoeksresultaten moet passen bij het onderzoek en aansluiten bij de beleving en het begripsniveau van de doelgroep. Meestal presenteren rekenkamer(commissie)s uitkomsten van onderzoek in een onderzoeksrapport, dat wordt toegezonden aan belanghebbenden / belangstellenden. Daarnaast kunnen de resultaten ook op andere manieren worden gepresenteerd. Bijvoorbeeld een video, een (interactieve) website, een posterpresentatie, een fotoreportage, een werkconferentie, een lezing, een folder of een rekenkamerbrief.

Nazorg

Met een goede nazorg kan de aandacht voor een rapport ook op langere termijn aanhouden. Het volgen van totstandkoming van standpunten van en besluitvorming door de raad / provinciale statenis hiervoor van groot belang. Daarnaast kan de rekenkamer(commissie) aan nazorg doen:

  • door bij verschillende gelegenheden te wijzen op relevante onderzoeksresultaten,
  • het aangaan van gesprekken en
  • het doen van vervolgonderzoek en / of doorwerkingsonderzoek.

Uiteraard kan de rekenkamer(commissie) er ook voor kiezen geen natraject te doen.
De meeste rekenkamer(commissie)s (80%) monitoren de toezeggingen van de colleges / gedeputeerde staten of voeren periodiek vervolgonderzoeken uit.