Skip to main content

Timing van onderzoek

Timing is waarschijnlijk de meest genoemde factor als het gaat om doorwerking. Onder timing worden de volgende aspecten verstaan:

  • Het moment waarop het onderzoek wordt gestart.
  • De doorlooptijd van het onderzoekproces.
  • De tijdigheid of timing van de resultaten: Met tijdigheid of timing wordt bedoeld dat de uitkomsten eerder bekend moeten zijn voordat het onderzochte probleem (deels) is opgelost of is vervangen.
  • Het moment waarop de uitkomsten in de politieke arena bekend worden. Is op het moment dat de uikomsten bekend worden wel aandacht, tijd en interesse vanuit de politiek om het onderzoek te gaan gebruiken? Of is het bijvoorbeeld verkiezingstijd?
  • De incubatietijd van het onderzoek.

Voorbeelden

  • Een aanbeveling uit onderzoek komt te vroeg als er nog geen enkel beleidsinitiatief is en komt te laat wanner het beleid al is ontwikkeld.
  • Wanneer een advies kan worden gekoppeld aan de ontwikkeling van een belangrijk strategisch visiedocument, is de doorwerking maximaal.
  • Sommige perioden in het jaar zijn nu eenmaal meer geschikt om een belangrijk advies te presenteren dan andere perioden.
  • Bij ee lange doorlooptijd van een onderzoek kan het college / gedeputeerde staten soms niet te lang wachten met het maken van beleid. Soms maakt het college / gedeputeerde staten dan al beleid zonder op de uitkomsten van het onderzoek te wachten.

Relevante cycli

  • De verkiezingscyclus: deze cyclus is relatief groot. Eens per vier jaar treedt er een nieuwe raad / provinciale staten aan. Ieder college / gedeputeerde staten heeft een gewenningsperiode waarin aanbevelingen nog niet optimaal zullen landen. Ook op het eind van iedere raadsperiode zullen onderzoeken door de naderende verkiezingen minder doorwerking krijgen. Vandaar dat onderzoeken die in het midden van de verkiezingscyclus worden uitgebracht (grofweg de middelste twee jaar) optimaal doorwerken.
  • De beleidscyclus: de lengte van deze cyclus varieert met de complexiteit van het beleidsterrein en de politieke urgentie die er is om het beleid te veranderen. De meeste doorwerking vindt grofweg plaats in het midden en op het eind van de beleidscyclus.
  • De P&C -cyclus: onderzoeken die op een verkeerd moment in de planning- en controlcyclus worden uitgebracht, kunnen doorwerking missen. Ze komen dan op een heel druk moment in de cyclus, waardoor er relatief minder aandacht is voor de adviezen. Een onderzoek dat wordt uitbracht vlak voor de algemene beschouwingen, kan politiek en mediatechnisch gezien ‘handig’ zijn. Maar gezien de drukte in de ambtelijke organisatie kan er juist dan ook iets minder doorwerking zijn.
  • De cyclus van stelselherzieningen: onderzoeken die worden uitgebracht tijdens de ontwikkeling en doorvoering van stelselherzieningen kunnen inhoudelijk zeker doorwerken. Ze kunnen tegelijkertijd ook enige doorwerking missen als ze worden uitgebracht in een periode waarin de positie van het Rijk onduidelijk is of wijzigt.

Raadsvoorstel rekenkamerrapport

De behandeling van een rekenkamerrapport in de voltallige raad vindt meestal plaats na de presentatie van het rapport aan een raadscommissie of politieke markt.

Bij voorkeur vindt besluitvorming in de raad plaats over een rekenkamerrapport aan de hand van een raadsvoorstel. Het raadsvoorstel heeft betrekking op de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer.

  • Een raadsvoorstel bevat naast een voorstel tot besluitvorming de uitkomst van discussie in de commissie of politieke markt;
  • Een raadsvoorstel bevat tevens de opdracht aan het college om binnen een nader te bepalen termijn te komen met een plan van aanpak ter uitvoering van de door de raad overgenomen aanbevelingen.

De meeste rekenkamer(commissie)s hebben zelf geen rol bij de formulering van de tekst (het dictum) van het raadsvoorstel. Het is dan meestal de griffie die zorgt voor een raadsvoorstel met conceptbesluit.
Er zijn echter in het land rekenkamer(commissie)s, die wel zelf raadsvoorstellen maken.

Scorekaart: wel of niet meedoen aan gezamenlijk onderzoek ?

Wat is de Scorekaart?

De Scorekaart is een lijst van vragen die een rekenkamer ondersteunt in haar besluitvorming om wel of niet mee te doen in een gezamenlijk onderzoek.

Wat is de basis van de Scorekaart?

Begin 2011 heeft de NVRR Kring Onderzoek een aantal gezamenlijke rekenkameronderzoeken geanalyseerd en een notitie geschreven met lessen en ervaringen. Begin 2012 is een gezamenlijk onderzoek naar bedrijventerreinen afgerond.  De evaluatie van dit onderzoek en de notitie van de Kring Onderzoek, vormen de inhoudelijke basis voor de 10 vragen.

Hoe gebruik ik de Scorekaart?

De Scorekaart werkt als een schoolrapport. U bespreekt de vragen met uw collega’s en vult de Scorekaart in. Elke vraag die u met ‘ja’ beantwoordt krijgt een score van 1 punt. Een totaal van 10 punten is uitmuntend en 1 punt is zeer slecht.

Wat is de totaalscore en wat besluiten we?

U telt de scores op en besluit of uw rekenkamer/commissie:

  • wel mee doet met het gezamenlijk onderzoek;
  • niet mee doet met het gezamenlijk onderzoek;
  • het besluit uitstelt, en probeert het onderzoeksvoorstel te verbeteren.

auteur: Kring onderzoek NVRR – genoteerd doorRonald Hoekstra

Omgevingsfactoren en (politieke) context

De omgeving waarin de rekenkamer(commissie) zich bevindt, beïnvloedt de mate waarin de onderzoeken doorwerken. Een rekenkamer(commissie) kan de doorwerking vergroten door hiermee rekening te houden en rekening te houden met ieders belangen. De rekenkamer(commissie) kan deze factoren echter vaak zelf niet beïnvloeden. Bij relevante omgevingsfactoren gaat het om:

  • Politiek bestuurlijke factoren
    Rekenkameronderzoek is meestal primair bestemd voor de raad / provinciale staten. Het komt daardoor meestal automatisch in de politieke arena terecht. De verandercultuur van college / gedeputeerde staten en raad / provinciale staten zijn daarom van belang. Interne, politieke verschillen in raad / provinciale staten (en college / gedeputeerde staten) zijn tevens bepalend. Ook hierover wordt verschillend gedacht: sommigen denken dat interne verschillen een positief effect hebben. op de doorwerking van het rekenkameronderzoek. Anderen menen dat interne verschillen juist een negatieve invloed hebben.
    De politiek-bestuurlijke actualiteit en de mate van politieke belangstelling voor een beleidsthema hebben ook invloed. Bij een groot politiek belang is er een risico dat uitkomsten strategisch worden gebruikt, zonder dat dit leidt tot instrumentele of conceptuele doorwerking. Beperkte politieke aandacht hoeft niet altijd te leiden tot een beperkte instrumentele en conceptuele doorwerking.
  • Organisatieafhankelijke factoren
    Te denken valt aan zaken als de cultuur in de organisatie,  de mate van politisering van thema´s, de verandercultuur, het aantal partijen dat (hinder)macht heeft, al dan niet sterke informatie en adviesconcurrentie in een beleidsveld en de mate waarin draagvlak verworven kan worden in de organisatie.
  • Factoren in het beleidsveld
    Soms bepaalt de overheid samen met maatschappelijke (en belangen) organisaties het beleid. Dat wordt de mate van professionalisering en de pluriformiteit van het beleidsveld van belang. De mening van professionals is belang voor de doorwerking, in een veld dat wordt gedomineerd door professionals. Naarmate er meer verschillende organisaties zijn in het beleidsveld, zal het onderzoek mogelijk meer aanleiding geven tot debat. Maar ook: wanneer het beleidsveld de aanbevelingen uit het onderzoek steunt, kan vanuit deze hoek ook druk worden gezet op raad / provinciale staten en college / gedeputeerde staten om de aanbevelingen over te nemen.

Gebruik maken van kansen die zich voordoen

In de omgeving van de rekenkamer(commissie) kunnen zich unieke kansen  (windows of opportunity) voordoen. Het gebruik maken van deze kansen vereist initiatief, ondernemerschap en een goed gevoel voor timing.

Selectiecriteria voor rekenkameronderzoek

Het is gebruikelijk om voor een eerste selectie van onderzoeksonderwerpen een aantal selectiecriteria te hanteren. De rekenkamer(commissie) kan desgewenst vooraf aan bepaalde criteria een groter gewicht toekennen:

  • De mate waarin het onderwerp past binnen de taakopdracht die de rekenkamer(commissie) in de wet heeft meegekregen.
  • De mate waarin het onderwerp past binnen de specifieke taakopdracht en bevoegdheden zoals vastgelegd in de verordening op de rekenkamer(commissie).
  • Een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie / doelstellingen van de rekenkamer(commissie), gerelateerd aan de inzet van schaarse onderzoekscapaciteit.
  • Substantieel financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk belang.
  • Twijfel over de effectiviteit van het beleid, de doelmatigheid van de uitvoering of de rechtmatigheid van het beleid.
  • Mate van risico voor de gemeente, waaronder financieel;
  • Toegevoegde waarde: het onderzoek levert informatie op die niet reeds uit andere bronnen bekend is.
  • Benutten van specifieke bevoegdheden.
  • Spreiding (variatie in onderwerpen, in onderzochte diensten en eventueel politiek, in portefeuilles van wethouders).
  • Bruikbaarheid (inspelen op verzoeken), bruikbaarheid van aanbevelingen en verwachte leereffecten.

Een onderzoeksprogramma zal in de praktijk tussen de 1 en 3 onderzoeken per jaar bevatten. Daarnaast kan ook nog een aantal aanvullende activiteiten (bijvoorbeeld advisering) worden gepland.

Verzoek van de raad voor rekenkameronderzoek

De rekenkamer bepaalt de eigen onderzoeksagenda. Maar de raad mag van de wetgever een formeel verzoek indienen bij de rekenkamer(commissie). Een formeel verzoek van de raad is geen geheel vrijblijvende aangelegenheid. Maar, de raad kan géén opdracht geven aan de rekenkamer tot het uitvoeren van een onderzoek.

Afspraken over vorm van een formeel verzoek

Het is van belang dat er goede afspraken zijn over de manier waarop een formeel verzoek van de raad kan plaatsvinden. Bijvoorbeeld:

  • in de vorm van een formeel raadsverzoek (op basis van een raadsmeerderheid) dat wordt voorgelegd aan de rekenkamer,
  • motiveringsvereiste waarom de raad een verzoek indient of
  • dat ook een verzoek vanuit een of meer fracties of door een individueel raadslid mogelijk is.

Beslissing op het verzoek

Het is de rekenkamer zelf die beslist of wordt ingegaan op een verzoek. Hiervoor kan de rekenkamer gebruik maken van beoordelingscriteria voor een verzoek om rekenkameronderzoek.

Uiteraard is een goede motivering om te beoordelen of het onderwerp onderzoekswaardig is voor de rekenkamer(commissie) van belang. Aangeraden wordt hiervoor regels vast te leggen, bijvoorbeeld in de verordening. Deze regels zijn de basis voor de motivering van het al dan niet honoreren van een verzoek van de raad.

Redenen om niet in te gaan op een verzoek van de raad kunnen bijvoorbeeld zijn dat het onderwerp niet past binnen de taakopdracht of de bevoegdheden van de rekenkamer(commissie), het onderwerp te politiek van aard is of dat het onderwerp niet te onderzoeken is (te groot, te vage vraagstelling etc.). In het laatste geval ligt het voor de hand dat de rekenkamer(commissie) in overleg treedt met de raad om te bekijken of er tot een betere onderzoeksvraagstelling gekomen kan worden.

Onderzoek uitbesteden

De keuze voor zelf doen of uitbesteden hangt af van de eigen capaciteit, zowel kwalitatief als kwantitatief. Specifieke expertise kan vaak beter worden ingehuurd, dan zelf worden verworven.

Manieren van uitbesteden

Inzet van externen kan op verschillende manieren:

  • zelf doen, al dan niet met tijdelijke uitbreiding van de eigen capaciteit of deskundigheid;
  • gezamenlijk met andere rekenkamers;
  • geheel uitbesteden van het onderzoek aan derden. De externe inzet kan op verschillende manieren plaatsvinden:
    • inhuur van derden;
    • uitbesteding van onderdelen van het project;
    • detachering;
    • stageplaatsen;
    • organisatie van een klankbordgroep;
    • naast de uitvoering door externen een andere deskundigheid in te schakelen voor het kritisch meelezen van en meesturen aan het onderzoek.

Inkoopbeleid eigen organisatie (gemeente)

Het is van belang vooraf kennis te nemen van inkoop- en aanbestedingsbeleid van de (eigen) organisatie. Bijvoorbeeld: maakt de eigen gemeente gebruik van algemene inkoopvoorwaarden.

Opdrachtformulering

Een zeer belangrijke succesfactor voor uitbesteding is de kwaliteit van de opdrachtformulering. Een slechte opdracht leidt nooit tot een goed onderzoek. Vage vragen leiden tot vage antwoorden. Het formuleren van een goede opdracht vereist meestal wat voorwerk van de rekenkamer zoals het voeren van oriënterende gesprekken, het lezen van beleidsnota’s e.d. De kennis hieruit moet de rekenkamer vastleggen in een onderzoeksopzet, met daarin o.a. de onderzoeksvragen.  Een goede opdrachtformulering kost tijd maar is een noodzakelijke voorwaarde voor een succesvolle uitbesteding. Een goede opdracht is concreet (eenduidige vraagstelling), afgebakend (vraagstelling, tijd, middelen) en doelgericht (welke uitspraken en welke producten moet het onderzoek opleveren?). Na een goede opdrachtformulering kan de rekenkamer(commissie) verder gaan met het offertetraject.

Aandachtspunt: belangenverstrengeling

Aangeraden wordt om al bij de offerteaanvraag aan de offrerende bureaus te vragen of zij op het betreffende terrein ook werkzaam zijn voor de eigen gemeente.
De vijver van onderzoeksbureaus waaruit gevist kan worden is meestal niet erg groot. Bureaus die interessant zijn voor uitvoering van rekenkameronderzoek, blijken vaak ook werkzaam te kunnen zijn voor college en/of raad. Dat brengt het risico van belangenverstrengeling met zich mee. Dat kan vervolgens er toe leiden dat een potentieel interessant bureau afvalt.

Tijdens het onderzoek door externen

Het kan verstandig zijn de onderzoekers persoonlijk te introduceren bij de betrokkenen bij het onderzoek van binnen  en buiten de gemeentelijke organisatie.
De rekenkamer(commissie) kan bovendien veel misverstanden tussen rekenkamer (commissie), onderzoekers en onderzochte afdelingen voorkomen door daarnaast een aantal procesmatige zaken goed te regelen:

  • houd tijdens het onderzoek frequent contact met de onderzoekers om vroegtijdig afwijkingen van de oorspronkelijke vraag, mogelijke fricties met de onderzochten en lacunes in redeneringen te signaleren;
  • aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de rekenkamer(commissie) bij interviews die de onderzoekers voeren met sleutelfiguren;
  • spreek af dat er regelmatig over tussentijdse bevindingen wordt gerapporteerd en overleg plaats vindt met de rekenkamer of een ingestelde begeleidingscommissie;
  • maak afspraken over de wijze van vastlegging van gesprekken, dossiervorming etc.
  • blijft erop alert dat de bevindingen, conclusies en oordelen in de onderzoeksrapportage volledig op elkaar aansluiten.

De rekenkamer (commissie) zal te allen tijde zelf de regie in handen moeten houden. Zij is tenslotte eindverantwoordelijk voor het onderzoek. Bij onvoldoende regie is het risico aanwezig dat het onderzoek een kant opgaat die niet meer aansluit bij de oorspronkelijke probleemstelling. De rekenkamer(commissie) krijgt dan iets anders dan waarom zij gevraagd heeft. Daar kunnen goede redenen voor zijn. Maar het is wel de rekenkamer(commissie) zelf die akkoord zal moeten gaan met de keuzes in het onderzoek.

Risico’s van verstoorde verhoudingen

Tijdens het onderzoek is de verhouding tussen onderzoekers en ambtenaren van de gemeente belangrijk. Als die verhouding verstoord raakt kan dat het onderzoek ernstig schaden: onderzoekers kunnen worden tegengewerkt, gegevens kunnen worden achtergehouden etc. Ook dit soort zaken dient zo spoedig mogelijk onder de aandacht van de rekenkamer(commissie) te komen zodat deze zo snel mogelijk actie kan ondernemen.

Ervaringen andere rekenkamer(commissie)s

Via de site van de NVRR kan gezocht worden naar rekenkamer(commissie)s die eerder onderzoek hebben uitbesteed naar een bepaald onderwerp. De ervaringen die zij daarbij hebben opgedaan worden graag gedeeld.

Selectieproces onderzoeksonderwerpen

Een onderzoeksprogramma kan tot stand komen door aan de hand van concrete selectiecriteria een aantal onderwerpen uit de groslijst te selecteren. Het is voor de effectiviteit van de rekenkamer(commissie) doorslaggevend dat de goede onderwerpen op het goede moment worden onderzocht. Zo’n selectieproces kan op verschillende manieren verlopen. De uiteindelijke keuze voor een onderwerp is geen objectief gegeven, maar de uitkomst van een discussie, waarin objectieve criteria een rol spelen naast ‘intuïties’ op basis van signalen.

Suggestie mogelijk eerste selectieproces

Elk lid van de commissie kan bijvoorbeeld een beargumenteerde ‘top 5’ maakt aan de hand van de selectiecriteria. Het uiteindelijke programma is dan de optelsom van alle top 5’en.

Verdieping door vooronderzoek

Indien nodig kan hierna, maar vóór de definitieve vaststelling van het onderzoeksprogramma, een eerste verdiepingsslag gemaakt worden (’een vooronderzoek’). Zo kan de rekenkamer(commissie) een meer beargumenteerde prioritering maken.

Verdieping door selectietoets

Verdieping van het eerste selectieproces is het uitvoeren van een selectietoets voor een beperkt aantal geselecteerde onderwerpen. Deze selectietoets dient een aantal vragen te beantwoorden:

  • Wat is het doel, onderwerp, aanleiding?
  • Welke subonderwerpen zijn te onderscheiden (zeker wanneer het aanvankelijke onderwerp nog te algemeen is geformuleerd)?
  • Welke bronnen zijn geraadpleegd?
  • Welke beleidsnota’s zijn van belang?
  • Wat is de (recente) bemoeienis van de raad?
  • Wat is precies het probleem ofwel wat is de reden voor een onderzoek?
  • Wat is de gemeentelijke competentie blijkend uit relevante wet- en regelgeving?
  • Wat is het financieel belang?
  • Is er ander onderzoek verricht of in uitvoering? Zijn op basis van een verkenning hiervan relevante bureaus en/of onderzoekers te identificeren?
  • Is al iets te zeggen over projecttechnische succes- en faalfactoren (zoals de beschikbaarheid van specifieke kennis, de behoefte aan externe deskundigheid, de omvang en ordelijkheid van de dossiervorming terzake, specifieke stellingname van B&W, raad, media e.d. ten aanzien van het onderwerp)?

Een selectietoets biedt zo een beargumenteerde conclusie om een bepaald onderwerp wel of niet in het onderzoeksprogramma op te nemen.

Procesmatig zijn voor de selectietoets verschillende activiteiten denkbaar: vooral bureauonderzoek (raadplegen van uiteenlopende informatiesystemen, telefonische informatierondes), maar ook in beperkte mate verkennende en oriënterende gesprekken.

Onderzoeksmethoden en –technieken

Rekenkameronderzoek kan plaatsvinden met behulp van verschillende methoden en technieken.

Traditioneel rekenkameronderzoek

De belangrijkste elementen bij het ontwerpen van een traditioneel onderzoek zijn:

  • het formuleren van een goede probleemstelling en normenkader;
  • dossieronderzoek ter vaststelling van probleemstelling en normenkader;
  • dossieronderzoek ter toetsing van de uitvoering;
  • enquêteren  van verantwoordelijken en/of de doelgroep;
  • gesprekken en/of interviews  met verantwoordelijken en/of de doelgroep;
  • het formuleren van een sluitende keten van bevindingen, normen, conclusies, oordelen en aanbevelingen.

Lichtere vormen van onderzoek

Bij de beantwoording van de ‘wat gaan we doen’-vraag is het van belang om goed voor ogen te houden dat een lokale rekenkamer(commissie) ook andere instrumenten tot haar beschikking heeft dan alleen langlopend, grootschalig onderzoek.

Deze ‘lichtere’ onderzoeksvormen kunnen bepaalde onderwerpen op relatief snelle wijze onder de aandacht van de raad brengen, waardoor de rekenkamer waar nodig ook op actualiteiten kan inspelen of kan voorsorteren op eventueel diepergaand onderzoek.
Een rekenkamer zou vanuit kosten- en effectiviteitsoogpunt kunnen streven naar een mix van producten, bijvoorbeeld:

  • op basis van een quick scan of vooronderzoek een specifiek probleem bij de raad agenderen;
  • een (rekenkamer)brief aan de raad richten waarin de raad wordt geattendeerd op risico’s of een mogelijk probleem in de toekomst;
  • een review uitvoeren van onderzoek dat al door anderen is verricht (bijv. een review van het onderzoek naar de jaarrekening door de accountant); of een review naar een onderzoek ex art 213a;
  • jaarlijks de kwaliteit van de programmabegroting kritisch bekijken en de raad daar over informeren.

Bij een lichtere vorm van onderzoek liggen alternatieve presentatievormen voor de hand.

Pilot-onderzoek

Het kan zinvol zijn, alvorens het onderzoek wordt gestart één of meer pilotstudies uit te voeren om zo bepaalde onderdelen van een onderzoek (reikwijdte vraagstelling, vragenlijst, analysetechniek, normenkader, informatievoorziening, doelgroep e.d.) uit te testen en op basis daarvan zonodig bij te stellen alvorens over te gaan tot een bredere toepassing.
Vooral bij gemeentebrede onderzoeken verdient het aanbeveling eerst testonderzoeken (‘pilots’) uit te voeren bij een of enkele diensten.

Doelmatigheidsonderzoek

Op de website van de Algemene Rekenkamer is de Handreiking Meten van doelmatigheid opgenomen. De handreiking geeft goede handvatten voor het uitvoeren van doelmatigheidsonderzoek. Aan de orde komen:

  • de begrippen prestaties, effecten en doelmatigheid;
  • het afbakenen van het te onderzoeken onderwerp;
  • het verzamelen van gegevens en het zoeken naar verklaringen;
  • het berekenen van doelmatigheid en het omgaan met doelmatigheidskengetallen.

Noodzaak statisch onderzoek

In het algemeen zal het niet noodzakelijk zijn om voor rekenkameronderzoek gebruik te maken van heel ingewikkelde (statistische) onderzoeksmethoden.

Sjabloon offerte aanvraag

Aanleiding en doelstelling

Geef hier aan waarom het onderzoek wordt uitgevoerd en wat er met dit onderzoek bereikt moet worden. Dit geeft bureaus inzicht in de achterliggende problematiek en vragen. Ook wordt hiermee duidelijk gemaakt wat er met het onderzoek bereikt moet worden bijvoorbeeld een verandering teweeg brengen, de waarheid boven tafel krijgen of leerervaringen opdoen. Getoetst moet worden aan doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid.

Probleemstelling en onderzoeksvragen

Omschrijf wat de probleemstelling van het onderzoek is. Dit is de meest basale onderzoeksvraag die gesteld kan worden. Er zou van het onderzoeksbureau verwacht mogen worden dat ze deze vraag kunnen vertalen in een aantal concrete onderzoeksvragen. Daar zou gebruik van gemaakt kunnen worden. Natuurlijk kun je ook zelf de onderzoeksvragen formuleren en aan het bureau vragen of ze ermee uit de voeten kunnen en/of ze zelf nog aanvullende vragen hebben. In ieder geval dienen de onderzoeksvragen door het bureau beantwoord  te worden. Dit dient in de offerteaanvraag duidelijk te worden aangegeven.

Specifieke wensen ten aanzien van de methode en werkwijze

Vermeld hier eventuele specifieke wensen ten aanzien van de te gebruiken onderzoeksmethode en werkwijze. Moeten er interviews plaatsvinden en dan met wie, bijvoorbeeld medewerkers van de ambtelijke organisaties, bestuurders, raadsleden, externen bijvoorbeeld burgers. Geef eventueel ook aan of er bepaalde bestaande gegevens/bestanden in het onderzoek moeten worden meegenomen. Ga echter hier zorgvuldig mee om. Je kunt hiermee de gehele opzet van het onderzoek “dichttimmeren” terwijl het van belang is de creativiteit en deskundigheid van de offrerende onderzoeksbureaus te testen.

Ook eventuele wensen van de samenwerking met de opdrachtgever zijn van belang. Hoe moet de voortgang worden bewaakt, wie is de contactpersoon tijdens het onderzoek en hoe wordt er gekeken tegen ambtelijke en bestuurlijk hoor en wederhoor en welke rol speelt het onderzoeksbureau daarin. Vermeld hier eventueel ook in welke mate het bureau een rol speelt in het communicatietraject.

Procedure en planning

Geef hieraan wanneer de offerte ontvangen moet zijn, bijvoorbeeld datum en tijdstip en op welke wijze de offerte ingediend moet zijn (digitaal of een hardcopy of beide). Geef tevens aan welke mogelijkheden er zijn om  vragen te stellen, schriftelijk of telefonisch en aan wie. Ook voor het stellen van vragen dient een deadline te worden aangegeven bijvoorbeeld binnen veertien dagen na ontvangst van de offerteaanvraag. Bij schriftelijk ingediende vragen heb je de mogelijkheid om de andere bureaus daar ook kennis van te laten nemen. Dit dien je echter vooraf aan te geven. Omschrijf hier ook de selectieprocedure als de doorlooptijd van het onderzoek en wanneer en op welke wijze er met het onderzoek begonnen wordt. Bijvoorbeeld er zou begonnen kunnen worden met een startbijeenkomst voor de betrokkenen.

Eindproduct

Geef hierbij aan of het eindproduct een onderdeel is van een rapport van de rekenkamercommissie of dat het een zelfstandig herkenbaar rapport van een extern bureau is of dat het bureau er een herkenbaar rapport van de rekenkamercommissie van moet maken.

Beschikbare budget

Dit is facultatief. We zijn natuurlijk niet verplicht aan te geven welk budget er beschikbaar is voor het onderzoek. Bij relatief eenvoudige onderzoeken is dit ook niet nodig, tenzij het budget erg laag is. Echter bij meer complexe onderzoeken waarbij de bureaus veel vrijheid hebben bij het bepalen van hun voorstel kan het handig zijn om een indicatie van het budget aan te geven. Dit voorkomt een te beperkt of een te uitgebreid onderzoeksvoorstel en op deze wijze kunnen onderzoeksvoorstellen beter met elkaar vergeleken worden (prijs-kwaliteit verhouding).

Selectiecriteria

Geef hierbij aan op basis van welke criteria de offertes worden beoordeeld. Hoe worden zaken als prijs, de aanpak en de ervaring van het bureau tegen elkaar afgewogen. Wordt er gewoon voor de goedkoopste offerte gekozen of wordt er voor de beste aanpak gekozen die binnen het budget blijft of er eventueel iets boven kan liggen? Een aantal criteria zal hierbij belangrijk gevonden worden zoals de inhoudelijke deskundigheid, de ervaring met dit type onderzoek verwijzend naar referenties, de gekozen methode en werkwijze. Ook speelt hier de onafhankelijkheid van het bureau een grote rol. Zijn er eerder opdrachten voor de gemeenten in opdracht door de gemeenten uitgevoerd? Hoe lang is dat geleden en met welk doel? Ook moet hier het onderzoeksprotocol ter sprake gebracht worden.

Eisen aan de offerte

Hier kan aangegeven worden dat de offerte rechtsgeldig moet zijn en moet worden ondertekend, in welke taal en valuta de offerte gesteld moet worden en dat de offerte deel uit maakt van een af te sluiten overeenkomst met het onderzoeksbureau. Bij de opdracht verlening kan er een overeenkomst met het bureau worden afgesloten. Ook dient de geoffreerde prijs van het onderzoek inclusief de te maken reiskosten te zijn.

Adres

Hier dient aangegeven te worden waar de offerte heen moet. Dus het postadres en het e-mailadres.

Bijlagen

Eventuele bijlagen die met de offerteaanvraag worden meegezonden kunnen hier vermeld worden. In ieder geval dient het onderzoeksprotocol,  het onderzoeksplan en de Algemene Inkoopvoorwaarden die op het onderzoek van toepassing zijn als bijlage meegezonden te worden.

auteur: Rekenkamercommissie Gemeente Aalten, Oost-Gelre en Winterswijk –  ingebracht door Wil Oosterveld