Skip to main content

Beoordelingscriteria verzoek rekenkameronderzoek, verzoek rekenkameronderzoek

Het is van belang dat de rekenkamer helder communiceert over de keuze in onderwerpen voor onderzoek. Wanneer er aan de rekenkamer verzoeken om onderzoek worden gedaan, kan voor de beoordeling van zo’n verzoek uit worden gegaan van de volgende criteria:

Overstijgen van het persoonlijk en partijpolitiek belang;

  • Een motivering (waarom is het onderwerp belangrijk);
  • Een duidelijke onderzoeksvraag;
  • Duidelijk moet zijn wiens en welk belang gediend is met een onderzoek;
  • Mogelijk leereffect voor bestuur en organisatie.

Of het verzoek nu van (de) raad(sleden) komt, het college of burgers: de rekenkamer(commissie) moet haar besluit  transparant motiveren. Mogelijke argumenten kunnen te vinden zijn in:

  • strategische visie,
  • missie,
  • inhoudelijke criteria voor keuze,
  • beschikbaarheid van middelen.

Voor een goede argumentatie is een keuzebeleid nodig. Op die manier maakt de rekenkamer(commissie) duidelijk, dat sprake is van een weloverwogen keuze op basis van staand beleid. De rekenkamer(commissie) moet dit beleid dan wel vooraf ter kennis aan de raad brengen cq. openbaar maken.

Lessen en ervaringen met gezamenlijk rekenkameronderzoek

Op 8 februari 2011 is in de Kring Onderzoek van de NVRR het thema ‘gezamenlijk rekenkameronderzoek’ bediscussieerd. In deze notitie worden enkele lessen en ervaringen beschreven voor rekenkamers die gezamenlijk onderzoek willen doen.

Gezamenlijk rekenkameronderzoek

Er komen verschillende typen van gezamenlijk onderzoek voor in rekenkamerland, waaronder:

  • Bij een Doe Mee onderzoek maakt één organisatie (bijv. adviesbureau Necker Van Naem) een onderzoeksplan en kunnen anderen inschrijven om deel te nemen;
  • Rekenkamers spreken af om voor een bepaald onderwerp een samenwerking aan te gaan. De samenwerking is tijdelijk en er is een goede inhoudelijke reden om samen een onderwerp te onderzoeken. Opzet en uitvoering worden samen gedaan;
  • Rekenkamers werken standaard samen. Denk daarbij aan verschillende provinciale rekenkamers, zoals de Randstedelijke Rekenkamer (Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht en Flevoland). Een ander voorbeeld zijn de rekenkamers van Elburg, Nunspeet, Oldebroek en Putten die samen onderzoeken uitvoeren, en een gezamenlijke externe voorzitter hebben.

Motieven voor samenwerking

Er kunnen verschillende motieven / argumenten zijn om samen te werken, we noemen:

  • Benchmarking: het doel is om een beter beeld te krijgen van de eigen positie, kwaliteit van beleid en uitvoering in vergelijking met anderen;
  • Vergroten leervermogen: de vergelijking biedt mogelijkheden om te leren van anderen. Het leren kan zowel betrekking hebben op het uitvoeren van het rekenkameronderzoek, als op het leren van de beleidsaanpak van verschillende overheden;
  • Bundelen capaciteit en deskundigheid: samenwerking biedt rekenkamers toegang tot elkaars kennis en kunde;
  • Kostenbesparing: overwegingen van efficiëntie kunnen een motief zijn om samen te werken. Uit enkele praktijkervaringen blijkt dat die kostenbesparing vaak niet gehaald wordt. Samenwerking biedt inhoudelijke meerwaarde, maar kost meestal meer tijd.
  • Strategische overweging: een gezamenlijk onderzoek kan een groep van rekenkamers positief in beeld brengen bij bestuur en media.

Samen werken of niet?

Het is verstandig om vooraf na te denken over de verwachte meerwaarde van een gezamenlijk onderzoek. Enkele punten van overweging zijn:

  • is er behoefte bij de raad / staten voor een vergelijking (en dus samenwerking van rekenkamers)?
  • is er bij de rekenkamers een duidelijk gezamenlijk belang?
  • zijn de deelnemende gemeenten vergelijkbaar, of de verschillen te groot?
  • is er voldoende helderheid over het onderzoekskader?
  • is er voldoende toegang tot de benodigde informatie / personen?
  • kan er voldoende betrokkenheid zijn van de rekenkamerleden tijdens het proces?
  • is het duidelijk wat het eindprodukt is, en wat ieders rol is in de afronding / rapportagefase?
  • levert het resultaat voldoende meerwaarde op voor de raad / staten?

Leerpunten

Uit ervaringen met gezamenlijk rekenkameronderzoek zijn de volgende leerpunten te formuleren:

  • Weeg goed af waarom gezamenlijk onderzoek voordelen biedt ten opzichte van zelf doen, houd ook zicht op de nadelen;
  • Breng verwachtingen bij elkaar, en zorg dat de inzet per rekenkamer volstrekt helder is;
  • Werk vanuit een eenduidig onderzoekskader: onderzoeksvraag, wijze van uitvoering, beoogd resultaat, procedures van hoor en wederhoor;
  • Wees flexibel: een gezamenlijk onderzoek kan vragen om alternatieve werkwijzen, procedures, eindprodukten e.d.
  • Zorg voor een competent onderzoeksteam / projectleider (zowel bij eigen uitvoering als bij uitbesteding);
  • Voorkom wachten op ‘traagste’ deelnemer: dus maak realistische planning over informatievoorziening, interviews, analyse, schrijfproces e.d.;
  • Organiseer feedback: zorg ervoor dat de ‘achterban’ van rekenkamerleden op de hoogte blijven van de vorderingen;
  • Maak altijd een inkleuring van bevindingen en aanbevelingen gericht op de eigen gemeente / provincie (raadsleden / statenleden vragen zich altijd af wat kunnen WIJ ervan leren?).

Lees ook: Scorekaart: wel of niet meedoen aan gezamenlijk onderzoek ?

auteur: NVRR Kring Onderzoek 2011 opgesteld door Ronald Hoekstra

Bestuurlijk wederhoor

Bestuurlijk wederhoor kan een onderdeel in de totstandkoming van een rekenkamerrapport zijn. Met bestuurlijk wederhoor kan het college voor publicatie van een rekenkamerrapport reageren op de  conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer(commissie).
Deze procedure van ‘hoor- en wederhoor’ heeft geen wettelijke basis. Het is ontleend aan de praktijk bij de Algemene Rekenkamer.

Mogelijk te stellen vragen bestuurlijk wederhoor

In de bestuurlijke reactie kan het college ingaan op vragen als:

  • Kunt u de conclusies van de rekenkamer onderschrijven? Zo nee, waarom niet? Zo ja, waarom wel?
  • Acht u de aanbevelingen haalbaar / uitvoerbaar?
  • Neemt u de aanbevelingen van de rekenkamer helemaal of ten dele over? Zo nee, waarom niet? Zo ja, in welke mate neemt u de aanbevelingen over?
  • Welke concrete actie(s) wil u hieraan verbinden?
  • Wat zijn volgens u de (eventuele) consequenties van de aanbevelingen (maatschappelijk / financieel / politiek / bestuurlijk / voor de organisatie)?

Al dan niet toepassen bestuurlijk wederhoor

Veel rekenkamer(commissie)s vinden bestuurlijk wederhoor belangrijk voor de geloofwaardigheid en de doeltreffendheid van de rekenkamer(commissie).
Sommige rekenkamers kiezen er echter voor (soms) geen bestuurlijk wederhoor toe te passen. Zo willen zij de doorlooptijd van rekenkameronderzoek verminderen en de actualiteit van rekenkameronderzoek vergroten. De politieke discussie over een rekenkameronderzoek vindt dan naar verwachting ook meer plaats tussen college en raad.

Bestuurlijke reactie in rekenkamerrapport

Meestal wordt de bestuurlijke reactie van het college in zijn geheel opgenomen in het definitieve (bestuurlijke) rapport. Als de bestuurlijke reactie erg lang is, kan een samenvatting in de hoofdtekst worden opgenomen. De bestuurlijke reactie kan dan in zijn geheel naar de bijlagen.
Als de bestuurlijke reactie daar aanleiding toe geeft, schrijft de rekenkamer een nawoord dat ook in zijn geheel in het rapport wordt opgenomen.
Een uitgebreid bestuurlijk wederhoor maakt de doorlooptijd van een onderzoek langer.

Tips voor bestuurlijk wederhoor

  • Maak onderscheid tussen ambtelijk wederhoor en bestuurlijk wederhoor.
  • Leg aan de betrokken bestuurders (het college) de bestuurlijke nota voor t.b.v. een reactie op de conclusies en aanbevelingen.
  • Hanteer een reactietermijn voor wederhoor van ca. 3 à 4 weken.
  • Kondig het bestuurlijk wederhoor ruim van te voren aan bij betrokkenen.

Gebruik Doorwerking

Onderzoek kan op verschillende manieren gebruikt kunnen worden Een persoon of organisatie maakt gebruik van onderzoek wanneer één of meer elementen uit onderzoek terug komen:

  • in het standpunt of handelen van die persoon of die organisatie;
  • in de overweging die voorafgaat aan dat standpunt of dat handelen;
  • bij terugkoppeling naar bestuurders of politici in het beleids-, begrotings- of verantwoordingsproces.

Typen gebruik

Gebruik is in drie categorieën onder te verdelen:

  1. Instrumenteel gebruik: de analyses en aanbevelingen zijn direct toepasbaar bij het aanpakken van een beleidsprobleem of maatschappelijk vraagstuk. Het gebruik komt veelal tot uiting in het overnemen van concrete aanbevelingen.
  2. Conceptueel gebruik: is de bijdrage die onderzoek kan leveren aan de politieke en/of ambtelijke meningsvorming. Het is ook de mate waarin onderzoek kan dienen als context waaruit ideeën kunnen worden afgeleid. Het gaat dan meestal om het gebruik van delen van het onderzoek of bepaalde concepten daaruit. Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe koers, een nieuw perspectief of een nieuwe redeneerlijn wordt gegeven, kan er sprake zijn van conceptueel gebruik. Het onderzoek heeft dan vooral een een informatiefunctie en dient als richtingaanwijzer. Conceptueel gebruik is vaak een indirect effect van onderzoek en gaat over de lange termijn.
  3. Strategisch gebruik: de analyses en aanbevelingen worden voor andere doelen gebruikt dat beoogd. Belanghebbende partijen gebruiken de uitkomsten in strategisch opzicht om hun positie te versterken of te beschermen. Bijvoorbeeld om het beleidsproces te vertragen, beleid in de ijskast te zetten of om onderhandelingsposities in de besluitvorming te versterken.

Moment van gebruik

De korte termijn gebruik afgebakend tot gebruik van het onderzoeksrapport in één à twee jaar nadat deze is uitgekomen. Daarmee wordt onder lange termijn automatisch twee jaar of meer na de verschijning van het rapport verstaan

Het gebruik van onderzoek op korte termijn vindt nauwelijks plaats zo blijkt uit verschillende onderzoeken. Crisis of crisisdreiging vergroot wel de kans op het gebruik op korte termijn . Beleidsverandering vindt meestal plaats op de langere termijn met kleine, voortschrijdende stappen of beslissingen. Wetenschappers nemen aan, dat het gebruiken van (onderzoeks)resultaten ook zo plaatsvindt.

Logboek en archief

De rekenkamer(commissie) kan voor elk onderzoek een logboek en een archief aanleggen. Een logboek en een goed archief maken het mogelijk om later makkelijk iets terug te halen en om afspraken en toezeggingen te controleren. Het logboek en het archief zijn ook belangrijk in verband met de vereiste transparantie en controleerbaarheid van de rekenkamer. In logboek en archief kunnen de volgende zaken worden vastgelegd:

  • belangrijke momenten,
  • contacten,
  • namen,
  • documenten,
  • telefoongesprekken,
  • e-mails,
  • informatieve ronden etc.

Archief

Het is in ieder geval belangrijk op een systematische manier om te gaan met correspondentie in het kader van het onderzoek.
Aanbevolen wordt de inkomende en uitgaande correspondentie op papier / print te archiveren. Dit betreft post, fax en e-mail.

Logboek

Aangeraden wordt een logboek aan te leggen zodra een onderwerp is geselecteerd. Een logboek is een weergave van het verloop van een onderzoek. Van telefonisch of eventueel mondeling contact wordt in het logboek verslag gedaan. Zo nodig wordt correspondentie per e-mail in het logboek opgenomen. Het logboek geeft, samen met alle andere werkzaamheden en (tussen)producten en de een afrondende evaluatie van het onderzoek, een compleet beeld. Het logboek is het meest bruikbaar wanneer het consequent wordt bijgehouden.

Betrokkenheid bij onderzoeksproces

Doorwerking is gebaat is bij een goede interactie met de raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten en ambtelijke organisatie. De bedoeling hiervan is om zo flexibel mogelijk te kunnen inspelen op veranderende inzichten, behoeften en wensen. Hier staat tegenover dat een deel van het ‘institutioneel gewicht’ van een rekenkamer wordt bepaald door de onafhankelijkheid. Er is dus een grens aan de interactie.

In het algemeen is het zinvol om zoveel mogelijk belanghebbenden tijdens een zo groot mogelijk deel van het onderzoeksproces te betrekken bij het onderzoek. Deze betrokkenheid vergroot de kans dat het onderzoek ook echt zal worden gebruikt. Meestal vindt de interactie plaats voorafgaand aan en na een onderzoek. Het is aan te bevelen ook in de uitvoeringsfase meer interactiemomenten aan te brengen. Goede communicate en verwachtingenmanagement is bij interactie wel een voorwaarde. De interactie kan als volgt plaatsvinden:

  • Tijdens de voorbereiding: goede afstemming over het werkprogramma, uitwerking vraagstelling en aanpak onderzoek, aansluitend bij behoefte van de doelgroep, niet te veel uitbrengen (verzadigingseffect) en ook niet te weinig (onvoldoende zichtbaar), aansluiting vinden bij alle niveaus in de organisatie. Contact en draagvlakverwerving bij raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten, ambtelijke organistie en (eventueel) het beleidsveld.
  • Tijdens de uitvoering van het onderzoek: organiseren feedback tijdens de uitvoering, vormgeven wijze van structureel contact. Contact en draagvlakverwerving bij raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten, ambtelijke organistie en (eventueel) het beleidsveld.
  • Bij de presentatie en nazorg: organiseren vraagbaakfunctie en feedback. Vormgeven wijze structureel contact. Contact en draagvlakverwerving bij raad / provinciale staten, college / gedeputeerde staten, ambtelijke organistie en (eventueel) het beleidsveld.

Gemeentelijke rekenkamers

Gemeentelijke rekenkamers doen onderzoek naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid, in Nederland. In 2006 dient elke gemeente dergelijk onderzoek uit te kunnen voeren, hetzij door een eigen rekenkamer of rekenkamercommissie, hetzij een rekenkamer(commissie) in samenwerking met andere gemeenten.

Eerste rekenkamer & rekenkamercommissie

De eerste gemeentelijke rekenkamercommissie werd in 1996 in Delft ingesteld.In 1997 werd in Rotterdam de eerste rekenkamer ingesteld. Tot de landelijke invoering in 2002 bleef dit de enige onafhankelijke rekenkamer.  Wel werden bij gemeenten rekenkamercommissies ingesteld.

Dualisme

Landelijke invoering volgde vanaf maart 2002 in het kader van het dualisme, waarmee de ontstane verweving tussen gemeenteraad en gemeentebestuur teruggebracht diende te worden. Essentie van het gemeentelijk dualisme is dat het college van B & W bestuurt, en dat de raad controleert en kaders stelt. Een belangrijk instrument voor de controletaak van de raad werd de gemeentelijke rekenkamer.

Verschil rekenkamer & rekenkamercommissie

Het voornaamste verschil tussen een gemeentelijke rekenkamer en een rekenkamercommissie is de onafhankelijkheid van het orgaan. Een rekenkamer is meer onafhankelijk. Deze onafhankelijkheid is voor de rekenkamer in de gemeentewet verankert.

De rekenkamercommissie daarentegen staat dichter bij de raad. De gemeenteraad heeft in dit geval meer vrijheid in de samenstelling en het is mogelijk om in een dergelijke commissie te laten plaatsnemen. De verschillende bevoegdheden van de commissie kunnen door de gemeente nader bepaald worden in een verordening.

Een gemeentelijke rekenkamer(functie) kan bestaan uit enkele raadsleden, externe leden of een combinatie van beide, die benoemd worden door de gemeenteraad. Als er meerdere leden zijn spreekt men van een rekenkamercommissie, als er één lid is van een directeursmodel. De rekenkamer wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De rekenkamer heeft een eigen budget om onderzoek uit te laten voeren.

Andere rekenkamers

Andere rekenkamers: de Algemene Rekenkamer en de Europese Rekenkamer.

NVRR

De regionale rekenkamers in Nederland hebben zich verenigd in de NVRR, de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies.

auteur: Esther Doodkorte