In de verdiepende module P&C-cyclus maak je kennis met alle onderdelen van de P&C-cyclus van een gemeente en krijg je inzicht hoe je deze als gemeentelijke rekenkamer(commissie) kunt benutten. Dit is geen verdiepende module gemeentefinanciën of BBV.
In deze module staat de P&C-cyclus centraal en krijg je op hoofdlijnen inzicht in hoe je de bijbehorende documenten van de P&C cyclus als rekenkamer(commissie) kunt lezen en benutten.
Je krijgt inzicht in de functie van de P&C cyclus en aan de hand van de P&C-cyclus voor begroten en verantwoorden leert hoe de financiën van de gemeente op hoofdlijnen zijn opgebouwd.
Verder krijg je bij elke fase van de P&C-cyclus aan de hand van een actieve oefening inzicht hoe je als rekenkamer(commissie) deze fase kunt benutten.
Na afloop van de cursus kun je de stukken van de P&C-cyclus begrijpen en beredeneren welke instrumenten je hebt om raadsleden te ondersteunen in hun kaderstellende en controlerende rol.
De verdiepende module P&C-cyclus is gericht op de leden en ondersteunende staf van gemeentelijke rekenkamer(commissies).
De module zal worden verzorgd door dr. Sjoerd Keulen. Sjoerd is expert onderzoeker bij de Algemene Rekenkamer en bestuurslid van de rekenkamer Utrecht.

De verdiepende module wordt op vrijdag 20 mei in 2 interactieve sessies van elk 2 uur op Zoom verzorgd (van 11.00 – 13.00 en van 14.00 – 16.00 uur). De kosten zijn €100 voor leden en €150 voor niet-leden.

Aanmelden kan hier.

Op 10 juni van 10 tot 12:30 uur vindt er een fysieke bijeenkomst van de landelijke kenniskring plaats. Het is goed om elkaar na lange tijd weer fysiek te spreken en ook is het een mooi moment om kennis te maken met de nieuwe voorzitter van de kenniskring Birgitta Dolfing. Het onderwerp van de bijeenkomst zal informatiebeveiliging zijn. Etienne Lemmens van Prae Advies neemt ons mee in onder meer: het opzetten van een onderzoek naar informatiebeveiliging, waar je als onderzoeker tegen aan loopt, hoe ga je om met openbaarmaking van bevindingen en wat is de rol van de raad bij informatiebeveiliging. Na de presentatie is er ruim gelegenheid voor vragen en discussie.

De bijeenkomst zal plaatsvinden bij Seven in Utrecht. Aanmelden kan hier.

Vanuit de NVRR is het idee te staan om meer onderling met elkaar over inhoudelijke zaken te spreken, vandaar dat we vanaf 2022 webinars organiseren. Het eerste webinar ging over kennis maken met de raad. Dit tweede webinar zal over “van Wob naar Woo” gaan. Per 1 mei treed de Woo in werking, een mooie gelegenheid om met elkaar van gedachten te wisselen over wat er in het kader van de Woo allemaal gaat veranderen. Juliette van der Jagt-Jobsen werkzaam als senior juridisch adviseur bij VNG neemt ons mee in de juridische aspecten van de nieuwe wet. Zij werkte ook mee aan de handreiking “Van Wob naar Woo” die vanuit de VNG is verschenen.

Het webinar is op 12 mei van 12:15 tot 13 uur. Aanmelden kan hier.

Specifieke vragen die je over dit onderwerp graag besproken wil zien, kunnen vooraf gesteld worden via manon.fokke@nvrr.nl.

Jamilja van der Meulen zal na de ALV in juni stoppen met haar bestuurswerk voor de NVRR. Ze heeft de afgelopen vier jaar veel werk verzet, maar vindt het nu een goed moment om afscheid te nemen. Jamilja vond het meer dan de moeite waard om bestuurslid van de NVRR te zijn.
Naar aanleiding van de ontstane vacature is een profielschets opgesteld, die op de website van de NVRR staat. Geïnteresseerden worden in de gelegenheid gesteld om uiterlijk 25 april a.s. hun interesse kenbaar te maken via info@nvrr.nl. Meer informatie is hier te vinden.

Het thema was, voor een tweede keer: “Kennismaken met de nieuwe raad”. We gingen in gesprek over hoe je dat kennismakingsmoment beter benut om elkaar te leren kennen, verwachtingen over en weer scherper te krijgen en, wie weet, een goede aanbeveling uit een rapport dat je onlangs opleverde nog maar weer eens onder de aandacht te brengen. Inhoud stuurt de beweging, immers!

Hierbij stellen we jullie de sheets en de opname van het webinar beschikbaar, voor eigen gebruik.

Van het webinar is een opname gemaakt. Die kun je hier terugkijken.

En in de chat is natuurlijk ook veel onderling uitgewisseld. Daar hebben we een ‘chatverslag’ van gemaakt.

Aan de orde kwamen de 6 bouwstenen voor de kennismaking, die een nieuw hoofdstuk in het Rekenkamerkompas zijn.

Doe er je voordeel mee.

Er was duidelijk behoefte aan houvast voor zinvolle kennismaking.

Net als in december bleek onder de deelnemers deze keer ook animo om in het najaar weer een sessie te houden om te spreken over hoe de kennismaking is verlopen en wat men nu aan (nieuwe) manieren heeft bedacht en afgesproken voor contact met de raad.

Daarvoor hebben we donderdag 22 september geprikt, als ‘opvolgwebinar’. Weer van 12:15 tot 13:00. Dit is de link naar de zoom. Het wachtwoord is NVRR.

Je krijgt daar vanzelf weer een uitnodiging als dit voor, maar je kunt hem ook nu al in je agenda zetten! En wellicht spreken we elkaar eerder, in een bijeenkomst als dit, of weer eens ‘live’.

Bijvoorbeeld bij het minisympsium ‘Zijn de rekenkamers volwassen’ van de kring Holland Rijnland in Alphen aan den Rijn op vrijdag 8 april. Daarover lees je hier meer (aanmelden kan ook daar.) Douwe Elzinga spreekt, er is een panel met collega’s en natuurlijk: een borrel.

Tot ziens ergens in ‘rekenkamerland’!

Vincent van Stipdonk
Marije van den Berg

Ps denk je dat het webinar voor iemand anders interessant is en dat diegene er in het najaar ook bij wil zijn? Laat diegene zich dan even aanmelden voor deze lijst.

(Let op, dit is informatie over de webinars van Vincent en Marije. Meer informatie over de NVRR krijg je als je je aanmeldt voor hun nieuwsbrief op hun website.)

In 2021 is er vanuit de NVRR een DoeMee-onderzoek verricht naar de praktijk van de Wob bij provincies, waterschappen en gemeenten. Eind februari werden de eindconclusies van het rapport gepresenteerd.
Het eerste opvallende punt is, dat in tegenstelling tot wat we vaak denken, meer dan de helft van de Wob verzoeken bij gemeenten afkomstig zijn van burgers. Zij dienen veelal een Wob-verzoek in over ontwikkelingen in hun directe leefomgeving. Uit het onderzoek blijkt verder dat niet elke gemeente het haar burgers even makkelijk maakt om een Wob-verzoek in te dienen en termijnen worden regelmatig niet gehaald of standaard verlengd.
In aanloop naar Wet Open Overheid die per 1 mei 2022 in werking treedt, is er dus nog het nodige werk te verzetten.

De belangrijkste conclusies uit het NVRR DoeMee-onderzoek op een rij:

Actieve openbaarmaking slecht geregeld

Slechts vier van de 93 overheden (4%) hebben beleid over actieve openbaarheid, zo blijkt uit de documentstudie. Zeven van de 93 overheden (8%) beschikken wel over interne werkinstructies of procesbeschrijvingen. Dat strookt met de vaststelling dat aan de actieve openbaarheid slechts beperkt invulling wordt gegeven. De verantwoordelijkheid voor actieve openbaarheid is bij 47% van de overheden niet belegd.
Duidelijk is geworden dat op de actieve openbaarmaking niet de nadruk ligt bij de overheden. Tegelijkertijd blijkt uit het onderzoek dat veel overheden inmiddels wel bezig zijn met het treffen van voorbereidingen op de komst van de Wet open overheid per 1 mei 2022. Omdat bij een aantal overheden de informatiehuishouding op dit moment waarschijnlijk nog niet op orde is, is het nodig dat daar aandacht naar uitgaat.

Niet tijdig beslissen op WOB-verzoek

In een kwart tot een derde van de gevallen wordt niet op tijd op een Wob-verzoek beslist. De gemiddelde doorlooptijd ‘van verzoek tot besluit’ is bijna zes weken volgens het vragenlijstonderzoek en zeven weken volgens de dossierstudie. In hun reactie op de vragenlijst cijfers geven overheden aan dat zij op slechts 45% van de Wob-verzoeken binnen vier weken een beslissing hebben genomen. De termijn van vier weken uit de Wob wordt dus vaak niet gehaald; sterker nog, vaak verdaagt het bestuursorgaan de beslissing meteen na ontvangst van het Wob-verzoek met een standaardtoelichting.

Indiening van WOB-verzoek in strijd met de wet

De post is veruit het populairst bij overheden en bij bijna de helft ook verplicht; daarna volgen mondelinge indiening, de mail, een online formulier en het algemene contactformulier. 49% van de overheden geeft aan dat Wob-verzoeken mondeling kunnen worden ingediend. Bij 60% van de overheden is volgens de vragenlijst een Wob-verzoek per mail niet mogelijk. Ook uit de dossier- en documentenstudie blijkt dat veel overheden liever geen Wob-verzoeken per mail ontvangen of deze weg helemaal hebben afgesloten. Het is in strijd met de Wob om alleen per post ingediende Wob-verzoeken in behandeling te nemen; in ieder geval mondelinge verzoeken moeten ook mogelijk zijn.
Met het oog op de digitalisering van de samenleving verbaast het ook dat het indienen van Wob-verzoeken per mail bij maar weinig overheden een optie is; een mail sturen is voor (mogelijke) verzoekers toch een van de simpelste manieren.
Een ander aandachtspunt is het feitelijk weglakken van informatie; regelmatig is deze informatie toch nog te lezen of te achterhalen waardoor onbedoeld niet-openbare informatie voor anderen toegankelijk wordt.

Uitvoering wordt als lastig ervaren

Uit het onderzoek is gebleken dat de uitvoering als lastig wordt ervaren. Naast verklaringen als te weinig capaciteit, complexiteit en de afhandeling ‘naast het eigen werk te moeten doen’ heeft de Wob aan de tussen 2009 en 2016 geldende Wet dwangsom en beroep niet tijdig beslissen een negatieve connotatie overgehouden. De Wob is destijds veelvuldig ingezet als middel overheden te dwingen hoge dwangsommen uit te keren omdat omvangrijke en complexe verzoeken werden ingediend die veelal onmogelijk tijdig afgehandeld konden worden. Mogelijk zijn de sporen van deze dwangsomwetgeving nog te zien in de constatering dat overheden nog altijd een sterke voorkeur hebben voor het per post indienen van Wob-verzoeken en het soms zelf formeel afsluiten van laagdrempelige (en dus destijds zeer ongewenste) mogelijkheid om per e-mail een verzoek in te dienen. De vraag rijst of de gemaakte keuzes hieromtrent na 2016 wel geëvalueerd en aangepast zijn.

Veel gaat ook goed

De informatie op de websites is over het algemeen toegankelijk en leesbaar en dat geldt ook voor de beslissingen op verzoeken, zij het dat die informatie vaak redelijk summier is. De uitzonderingsgronden van de Wob worden veelal goed toegepast, ook al is de motivering van de besluiten veelal wel wat algemeen.

De rol van de volksvertegenwoordigers

Het zou goed zijn dat staten, raden en algemene besturen meer aandacht geven aan de uitvoeringspraktijk van de openbaarheid van overheidsinformatie. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de volksvertegenwoordiging om te controleren of daarvan voldoende sprake is en daarvoor de nodige kaders te stellen.

De NVRR krijgt op dit moment veel vragen of de werkzaamheden van rekenkamerleden bij decentrale overheden BTW-plichtig zijn. De NVRR heeft hierover contact met de Belastingdienst. De Belastingdienst zal aan de hand van een aantal voorbeelden een uitspraak doen over de belastingplicht. Zodra wij een antwoord hebben van de Belastingdienst, zullen we dat laten weten.

Recent heeft Tineke van dan Biggelaar aangegeven te stoppen als voorzitter van de landelijke kenniskring. We hebben Tineke namens de NVRR hartelijk bedankt voor haar jarenlange inzet. We hebben inmiddels ook een opvolger voor Tineke gevonden: Birgitta Dolfing.

Vijf vragen aan Birgitta Dolfing:

Wie is Birgitta Dolfing?

Een geboren en getogen Zutphense. Nadat ik Zutphen verliet voor een studie geschiedenis in Groningen, gevolgd door een kwart eeuw wonen en werken in Leiden ben ik terug gekeerd naar een woon- en werkomgeving in de bossen van de Veluwe. Ik woon nog steeds op de Veluwe, maar werk sinds vorig voorjaar bij de gemeente Zutphen. Eerst alleen parttime als onderzoeker en griffier van de rekenkamercommissie. Per 1 april dit jaar ook als raadsadviseur. Dus de cirkel is rond.
Wie ben ik als persoon? Een historicus: altijd nieuwsgierig hoe dingen tot stand gekomen zijn, waarom gaat het zoals het gaat? Ook om nadrukkelijk een relatie met het heden te leggen, niet alleen op het verleden gericht. Ik houd van de combinatie van het meer solistische werk als onderzoeker en werk waarin ik onderdeel ben van een team en een netwerk. En dat alles graag met ruimte voor humor.

Hoe ben je in de wereld van de rekenkamers terecht gekomen?

Oude liefde roest niet.
Ik ben afgestudeerd in Nieuwste Geschiedenis op de rekenkamer tijdens Willem I. ik wilde aanvankelijk archivaris worden en richtte mij daarom voornamelijk op de institutionele geschiedenis van Nederland. Na een promotieonderzoek naar de waterschappen (wat is hun geheim dat ze zijn blijven voortbestaan?) een kleine 20 jaar werkzaam ben geweest op het terrein van openbare orde, veiligheid en crisisbeheersing. En door de jaren heen heb ik altijd interesse gehouden in het werk van de rekenkamer. Om op een onafhankelijke manier het openbaar bestuur kritisch te volgen en te ondersteunen. Ik vind het nog altijd jammer dat Prinsjesdag veel aandacht krijgt, maar de derde dinsdag in mei niet. Een paar jaar geleden ben ik bij mezelf nagegaan of ik nog energie kreeg van mijn werk en of ik mij dit zag toen tot mijn pensioen. Het antwoord was ontkennend. Het antwoord op de vraag wat dan te willen doen, was opnieuw de focus op analyseren, onderzoeken en de resultaten delen. En toen kwam het rekenkamerwerk weer naar de voorgrond.

Wat zijn je speerpunten als nieuwe voorzitter van de landelijke kenniskring?

Netwerk opbouwen en onderhouden. Ik houd ervan om mensen bij elkaar te brengen.
Ik heb zelf in eerdere werkkringen van waterstaat en openbare orde en veiligheid altijd graag deelgenomen aan workshops en bijeenkomsten en deze ook mede georganiseerd. Het biedt de gelegenheid om even uit de routine van alle dag te stappen, afstand te nemen en inspiratie op te doen om je werk goed, beter, anders te kunnen doen. Via sprekers en contact leggen met collega’s.
Ik hoop ook dat het netwerk uitgebreid kan worden om dit aan meer collega’s te bieden.

Hoe kan de positie van de kenniskring binnen de NVRR nog meer versterkt worden?

Dat is een lastige vraag, ook omdat ik nog relatief nieuw in dit veld ben. Ik vind het in het algemeen belangrijk dat er verbinding is tussen het de mensen in het veld en degenen die er verder vanaf staan. Als daartussen communicatie is dan zijn beide partijen daarbij gebaat.
En verder zijn er vast genoeg collega’s die mij hier ideeën over hebben. Ik nodig iedereen bij deze alvast uit om ze met mij te delen.

Welke vraag die we niet hebben gesteld zou je graag willen beantwoorden? En wat zou je antwoord zijn?

Wat trekt je aan in het werk bij een rekenkamer(commissie)?
Het betrokken zijn bij openbaar bestuur en tegelijk niet in de spotlights staan. Het afstand nemen, analyseren en bekijken hoe bestuurders hun werk doen. Zoals ik eerder de waterschappen bekeek en ook nog wel op afstand volg. Maar toch met minder intrinsieke belangstelling dan rekenkamers.

Wat gaan we doen?

De NVRR zoekt een ervaren onderzoeker om een zogeheten metadossier op te stellen. In een metadossier wordt voor één onderwerp de belangrijkste onderzoeks-informatie uit rekenkamer-rapporten samengebracht, zoals onderzoeksvragen, normenkaders, aanpak, conclusies en aanbevelingen. Het onderwerp is het woonbeleid. Van de opdrachtnemer wordt gevraagd zoveel mogelijk rekenkamerrapporten over dit onderwerp te verzamelen, waaronder in elk geval alle rapporten over het onderwerp in de bibliotheek van de NVRR. Daarbij is creativiteit bij het verzamelen gewenst: mogelijk dat een rekenkamer (-commissie) een iets andere term gebruikt voor dit onderwerp. De opdrachtnemer analyseert de verzamelde rapporten op de belangrijkste overeenkomsten en (lokale) verschillen ten aanzien van de belangrijkste onderzoeks-informatie. De NVRR heeft voor het metadossier Jeugdzorg reeds een format ontwikkelt (in Excel) dat gebruikt dient te worden voor het dossier over het woonbeleid om zo voor eenheid te zorgen met betrekking tot de ontwikkeling van de metadossiers.

• Wie zoeken we: Om deze opdracht uit te kunnen voeren verwachten we dat de opdrachtnemer aantoonbare ervaring heeft met evaluatie-onderzoek, waarbij ervaring met rekenkamer-onderzoek een pré is.
• Wanneer: Planning van het project is start per 11 april 2022, oplevering meta-dossier 20 juni 2022. Voorstellen met een schets van de aanpak, planning, CV van degene die het project daadwerkelijk uitvoert en een kostenraming kunnen uiterlijk 4 april a.s. worden ingediend bij de NVRR.
• Financiën: voor het ontwikkelen van het NVRR woondossier is maximaal €8750 beschikbaar.
• Meer info: Etienne Lemmens 06 11226755

In 2021 is er vanuit de NVRR een DoeMee-onderzoek verricht naar de praktijk van de Wob bij provincies, waterschappen en gemeenten. Het eerste opvallende punt is dat meer dan de helft van de Wob verzoeken bij gemeenten afkomstig zijn van burgers. Zij dienen veelal een Wob-verzoek in over ontwikkelingen in hun directe leefomgeving. Uit het onderzoek blijkt verder dat niet elke gemeente het haar burgers even makkelijk maakt om een Wob-verzoek in te dienen en termijnen worden regelmatig niet gehaald of standaard verlengd. In aanloop naar Wet Open Overheid die per 1 mei 2022 in werking treedt, is er dus nog het nodige werk te verzetten.

De belangrijkste conclusies uit het NVRR DoeMee-onderzoek op een rij:

Actieve openbaarmaking slecht geregeld

Slechts vier van de 93 overheden (4%) hebben beleid over actieve openbaarheid, zo blijkt uit de documentstudie. Zeven van de 93 overheden (8%) beschikken wel over interne werkinstructies of procesbeschrijvingen. Dat strookt met de vaststelling dat aan de actieve openbaarheid slechts beperkt invulling wordt gegeven. De verantwoordelijkheid voor actieve openbaarheid is bij 47% van de overheden niet belegd.

Duidelijk is geworden dat op de actieve openbaarmaking niet de nadruk ligt bij de overheden. Tegelijkertijd blijkt uit het onderzoek dat veel overheden inmiddels wel bezig zijn met het treffen van voorbereidingen op de komst van de Wet open overheid per 1 mei 2022. Omdat bij een aantal overheden de informatiehuishouding op dit moment waarschijnlijk nog niet op orde is, is het nodig dat daar aandacht naar uitgaat.

Niet tijdig beslissen op WOB-verzoek

In een kwart tot een derde van de gevallen wordt niet op tijd op een Wob-verzoek beslist. De gemiddelde doorlooptijd ‘van verzoek tot besluit’ is bijna zes weken volgens het vragenlijstonderzoek en zeven weken volgens de dossierstudie. In hun reactie op de vragenlijst cijfers geven overheden aan dat zij op slechts 45% van de Wob-verzoeken binnen vier weken een beslissing hebben genomen. De termijn van vier weken uit de Wob wordt dus vaak niet gehaald; sterker nog, vaak verdaagt het bestuursorgaan de beslissing meteen na ontvangst van het Wob-verzoek met een standaardtoelichting.

Indiening van WOB-verzoek in strijd met de wet

De post is veruit het populairst bij overheden en bij bijna de helft ook verplicht; daarna volgen mondelinge indiening, de mail, een online formulier en het algemene contactformulier. 49% van de overheden geeft aan dat Wob-verzoeken mondeling kunnen worden ingediend. Bij 60% van de overheden is volgens de vragenlijst een Wob-verzoek per mail niet mogelijk. Ook uit de dossier- en documentenstudie blijkt dat veel overheden liever geen Wob-verzoeken per mail ontvangen of deze weg helemaal hebben afgesloten. Het is in strijd met de Wob om alleen per post ingediende Wob-verzoeken in behandeling te nemen; in ieder geval mondelinge verzoeken moeten ook mogelijk zijn.

Met het oog op de digitalisering van de samenleving verbaast het ook dat het indienen van Wob-verzoeken per mail bij maar weinig overheden een optie is; een mail sturen is voor (mogelijke) verzoekers toch een van de simpelste manieren.

Een ander aandachtspunt is het feitelijk weglakken van informatie; regelmatig is deze informatie toch nog te lezen of te achterhalen waardoor onbedoeld niet-openbare informatie voor anderen toegankelijk wordt.

 Uitvoering wordt als lastig ervaren

Uit het onderzoek is gebleken dat de uitvoering als lastig wordt ervaren. Naast verklaringen als te weinig capaciteit, complexiteit en de afhandeling ‘naast het eigen werk te moeten doen’ heeft de Wob aan de tussen 2009 en 2016 geldende Wet dwangsom en beroep niet tijdig beslissen een negatieve connotatie overgehouden. De Wob is destijds veelvuldig ingezet als middel overheden te dwingen hoge dwangsommen uit te keren omdat omvangrijke en complexe verzoeken werden ingediend die veelal onmogelijk tijdig afgehandeld konden worden. Mogelijk zijn de sporen van deze dwangsomwetgeving nog te zien in de constatering dat overheden nog altijd een sterke voorkeur hebben voor het per post indienen van Wob-verzoeken en het soms zelf formeel afsluiten van laagdrempelige (en dus destijds zeer ongewenste) mogelijkheid om per e-mail een verzoek in te dienen. De vraag rijst of de gemaakte keuzes hieromtrent na 2016 wel geëvalueerd en aangepast zijn.

Veel gaat ook goed

De informatie op de websites is over het algemeen toegankelijk en leesbaar en dat geldt ook voor de beslissingen op verzoeken, zij het dat die informatie vaak redelijk summier is. De uitzonderingsgronden van de Wob worden veelal goed toegepast, ook al is de motivering van de besluiten veelal wel wat algemeen.

De rol van de volksvertegenwoordigers

Het zou goed zijn dat staten, raden en algemene besturen meer aandacht geven aan de uitvoeringspraktijk van de openbaarheid van overheidsinformatie. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de volksvertegenwoordiging om te controleren of daarvan voldoende sprake is en daarvoor de nodige kaders te stellen.