Auteur: Rekenkamer De Wolden

Start
Sinds 2015 kent de gemeente De Wolden de subsidieregeling ‘Initiatiefrijk De Wolden”
(hierna IDW-regeling) om burgerinitiatieven financieel te ondersteunen als die bijdragen
aan de leefbaarheid, sociale vitaliteit en sociale infrastructuur van een buurt, dorp of
omgeving. De huidige regeling loopt voorlopig door tot en met 2021. In 2017 en 2019
heeft er een (zelf)evaluatie plaatsgevonden door de gemeente om vast te stellen of dit
subsidie-instrument in voldoende mate bijdroeg aan de doelstelling. Veel dorpen en
buurten hebben sinds 2015 gebruik gemaakt van de beschikbare middelen om hun
droomproject te realiseren, variërend van het opknappen van en schoolplein tot de
aanschaf van een multifunctioneel podium. In 2021 zal de gemeenteraad van De Wolden
een besluit nemen over de toekomst van Initiatiefrijk De Wolden.
Rekenkameronderzoek
De Rekenkamercommissie heeft daarom voldoende aanleiding gezien om deze
subsidieregeling nog eens tegen het licht te houden. Wij wilden daarbij onderzoeken of er
gevolg is gegeven aan de aanbevelingen uit de eerdere (zelf)evaluaties van 2017 en
2019 en of de regeling (de spelregels) juridisch juist is en goed wordt toegepast.
Daarvoor heeft de rekenkamercommissie diverse aanvragen onderzocht door:
documentenstudie, gesprekken te voeren met medewerkers van de gemeentelijke
organisatie en er is een enquête uitgezet onder inwoners en/of organisaties die de
regeling hebben gebruikt voor de realisatie van hun project of initia

Als Rekenkamercommissie komen wij graag tegemoet aan de vraag van de Raad om de
uittreding uit GR Reestmond te onderzoeken. De Rekenkamercommissie heeft als doel
om voor haar kader stellende en controlerende rol de Raad te ondersteunen met
onderzoeken die zich richten op de rechtmatigheid, doelmatigheid en doelgerichtheid van
beleid. In verband met het vertrek van onze voorzitter per 1 december hebben wij ervoor
gekozen om dit onderzoek uit te voeren samen met een externe onderzoeker. Wij
danken de organisatie voor de vlotte en constructieve medewerking tijdens het
onderzoek. Wij hopen dat de conclusies en aanbevelingen de gemeente De Wolden
inzicht geven in het uittreden uit de GR Reestmond en van waarde zijn in mogelijk
vergelijkbare gevallen in de toekomst.

De rekenkamercommissie heeft in 2016 geconstateerd dat sturing op en verantwoording
aan de gemeenteraad van het inkoop- en aanbestedingsbeleid een relevant
onderzoeksthema is. Binnen de gemeente De Wolden is de aandacht voor inkoop (en
aanbesteden)1 gegroeid en hierbij treedt ook een zekere spanning op tussen de
verschillende doelstellingen. Een spanningsveld kan bv. optreden tussen enerzijds doelen rechtmatig te willen inkopen en anderzijds lokale ondernemers kansen op opdrachten
te willen bieden. Belangrijk is te weten hoe met die spanning in de dagelijkse praktijk
wordt omgegaan.
Vanaf 2015 werken de gemeenten De Wolden en Hoogeveen samen in een
gemeenschappelijke regeling en hebben zij één uitvoeringsorganisatie, die zowel de
inkoopprocessen voor zichzelf verzorgt als specifiek in opdracht van de beide gemeenten
uitvoering geeft aan het inkoopbeleid. Dit beleid dient te voldoen aan criteria als
rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Er zijn beleidsregels van kracht, die
van toepassing zijn op inkopen en aanbestedingen door de Gemeenschappelijke Regeling
Samenwerkingsorganisatie De Wolden/Hoogeveen (hierna: SWO), alsmede voor
specifieke inkopen in opdracht van een van beide gemeenten
In de beleidsregels is ook vermeld dat bij onderhandse aanbestedingen specifiek
aandacht moet worden besteed aan de mogelijkheid dat het lokaal/regionaal
bedrijfsleven opdrachten krijgt. Het is van belang te onderzoeken hoe het met deze
doelstelling is gesteld.

De Rekenkamercommissies van Hoogeveen en De Wolden hebben beide in 2017 de
Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen SWO als mogelijk onderwerp voor een
verkenning aangemerkt. Met het oog op de doelmatigheid en effectiviteit hebben deze commissies
eind 2017 besloten gezamenlijk vooronderzoek te doen naar deze ambtelijke fusie. Bij de
rekenkamerfunctie past dat dit vooronderzoek vanuit het raadsperspectief is opgezet. Dat betekent
bijvoorbeeld dat de door de raden van beide gemeenten vastgestelde kaders de rode draad in deze
verkenning vormen.
In het rapport van een vooronderzoek ontbreken anders dan bij een gebruikelijk
rekenkameronderzoek conclusies en aanbevelingen. Omdat het om een vooronderzoek gaat, is de
gangbare ronde van hoor en wederhoor achterwege gebleven.
Wel bevat deze rapportage op basis van een scan van relevante documenten van de gemeenten
Hoogeveen en De Wolden en van SWO antwoorden op de vooraf in het Plan van Aanpak voor dit
vooronderzoek geformuleerde hoofdvragen. Die beantwoording van de hoofdvragen is gebaseerd
op de antwoorden op de deelvragen. Deze antwoorden zijn in dit Bestuurlijk rapport van het
vooronderzoek SWO opgenomen. Daarbij hebben de rekenkamercommissies tevens enkele
overwegingen voor de raden van Hoogeveen en De Wolden aangegeven.
Passend bij de hiërarchie van de doel- en vraagstelling van dit onderzoek zijn de antwoorden op
deze deelvragen weer ontleend aan de bevindingen. Die zijn per subdeelvraag beschreven in het
b

Eind 20151
is de rekenkamercommissie gestart met een onderzoek naar de uitvoering van
communicatie door de gemeente De Wolden. Aanleiding voor het onderzoek waren vragen vanuit de
raad, welke betrekking hebben op de wijze waarop het college en de ambtelijke organisatie omgaan
met meldingen, klachten, brieven en e-mails. Er waren vragen over tijdige beantwoording, niet
beantwoording en de aard en inhoud van brieven. Voor de rekenkamercommissie waren deze
signalen aanleiding om een onderzoek op te starten naar de wijze van communiceren door de
gemeente. Verschillende zaken zijn hierbij van belang: Krijgen inwoners op tijd antwoord op hun
vragen, verzoeken of meldingen? Zijn de brieven die de gemeente aan inwoners stuurt leesbaar en
begrijpelijk?
De maatschappelijke betekenis en actualiteit van dit onderzoeksthema blijken ook uit landelijk
onderzoek door de Nationale Ombudsman uit september 2016. De grootste ergernissen van burgers
in het contact met de overheid zijn volgens dit onderzoek dat medewerkers niet altijd deskundig
lijken om hen te helpen (51%), gevolgd door het niet weten waar men aan toe is (32%) en het lang
wachten op een reactie (29%).Een van de leerpunten uit dit onderzoek is het sneller oplossen van
problemen (52%) en een betere communicatie tussen overheid en burger (48%)

Met deze brief bieden wij u de evaluatie van de voorbereiding van het Asielzoekerscentrum De
Wolden (AZC) aan. Deze evaluatie beschrijft hoe de vluchtelingenopvang in De Wolden in 2015-2016
is voorbereid. Het chronologische feitenrelaas met gebeurtenissen vormt de kern. Documenten,
waaronder beslisdocumenten, (nieuws)brieven, e-mails, raadsvergaderingen, agenda’s en
persberichten waren belangrijke bronnen.
De toets van volledigheid in gesprekken en mailwisseling met fractievoorzitters, collegeleden, griffier
en projectleider-AZC heeft meer gebeurtenissen opgeleverd. Mits onderbouwd met documenten
hebben wij die aanvullingen verwerkt in het feitenrelaas. In de gesprekken hebben wij ook gevraagd
naar gebeurtenissen die goed zijn gegaan en die beter konden. Wij hebben die aandachtspunten en
vragen in meer abstracte zin in de evaluatie in tekstblokken verwerkt of in deze brief vermeld. Tot die
vragen behoort het dilemma om als raad meer regie op het proces te voeren en kaders te stellen
versus de apolitieke houding in te nemen zoals in 2015-2016.
In de evaluatie kijkt de rekenkamercommissie uitsluitend naar gemeentelijke processen. Bij de AZCvoorbereiding betrokken inwoners en hun organisaties, de ondernemer en vele instanties hebben wij
daarom niet om feiten of ervaringen gevraagd.

Op basis van de bevindingen zoals verwoord in paragraaf 3.2.1 komt de
rekenkamercommissie tot de conclusie dat het bestuurlijke integriteitsbeleid van de
gemeente vrijwel geheel voldoet aan de normen die daaraan in wet en regelgeving zijn
gesteld. Het integriteitsbeleid heeft duidelijk al geruime tijd aandacht in de gemeente De
Wolden en vertoont het beleid voldoende samenhang.
De opzet van het bestuurlijke integriteitsbeleid voldoet materieel aan de wettelijke
bepalingen. Formeel gezien echter niet aangezien de raad de Nota Integriteitsbeleid van
2008 op 12 maart 2009 ten onrechte voor kennisgeving heeft aangenomen. In die nota
zijn namelijk de gedragsregels voor bestuurders opgenomen die op grond van de
Gemeentewet door de raad moeten worden vastgesteld. Ook is verzuimd de herziene
versie van de nota in 2010 aan de raad voor te leggen. Verder heeft de
rekenkamercommissie geconstateerd dat de noodzakelijke herijking van de regelgeving
aan de hand van de ministeriele Handreiking te lang op zich heeft laten wachten.
Als gevolg van het feit dat er geen risico-inventarisatie en -analyse heeft plaatsgevonden
kan niet worden nagegaan of het bestuurlijke integriteitsbeleid de relevante risico’s
afdekt. Een risico-inventarisatie en een analyse van die risico’s, voorafgaande aan het
vaststellen van de Nota Integriteitsbeleid, had ervoor kunnen zorgen dat de vast te
stellen regels toegespitst zijn op de te verwachten problemen bij de uitvoering van het
Rekenkamerco

De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan naar burgerparticipatie. Het
onderzoeksonderwerp is ingegeven door de gedachte dat de commissie een onderwerp
wil onderzoeken, waarbij de inwoners een “direct” belang hebben. Daarnaast is er voor
ons een bestuurlijk belang bij het onderwerp. Het onderzoek vindt zijn oorsprong in de
beleidsnota Burgerparticipatie uit 2011. Zowel burgerparticipatie (het betrekken van
inwoners bij het gemeentelijk beleid) als ook overheidsparticipatie staan hoog in het
vaandel van de gemeente De Wolden.
De oorspronkelijke doelstelling van het onderzoek was primair om binnen de onderzochte
cases een oordeel te geven over de doeltreffendheid van de uitvoering van de
beleidsnota. Daarnaast zou worden onderzocht of in de respectievelijke cases adequaat
invulling kan worden gegeven aan de ontwikkeling van burger- naar
overheidsparticipatie. Ook zou het aanvullend casusonderzoek een beeld moeten geven
over de beleving van burgerparticipatie en eventueel kansrijke perspectieven voor een
ontwikkeling naar overheidsparticipatie.
De rekenkamercommissie is in het voorjaar van 2013 met het vooronderzoek gestart. De
onderzoeksopzet is op 13 maart 2014 voor kennisgeving aangenomen door de raad.
Gestart is vervolgens met dossier- en documentenstudie en enkele gesprekken met
medewerkers van de gemeente. De bevindingen van deze studie zijn weergegeven op
pagina 10 van dit rapport. Een belangrijke bevinding was dat het niet mogelijk bleek
effectmeti

De rekenkamercommissie doet ten behoeve van de raad onderzoek naar de rechtmatigheid,
doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde beleid.
De gemeenteraad heeft op 22 december 2011 besloten de rekenkamercommissie te verzoeken
onderzoek te doen naar de vorming van de twee brede scholen in Zuidwolde, te weten aan de
Heidelaan en aan de Schoolbrink. In deze vergadering besloot de raad over het definitieve krediet
voor de bouw van de brede school aan de Schoolbrink. In de aanloop naar deze vergadering was
gebleken dat de gemeente De Wolden twee termijnen had overschreden en daardoor in totaal €
521.162 aan toegezegde Rijkssubsidies was misgelopen.
De raad heeft de rekenkamercommissie gevraagd de volgende aspecten te bekijken:
– het inzichtelijk maken van de opbouw van de kosten van de vorming van brede scholen in
Zuidwolde;
– het inzichtelijk maken van de gemeentelijke financiële bijdragen;
– verklaringen te geven waarom de kosten zijn gestegen en waarom de inkomsten zijn gedaald;
– de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken actoren in dit proces te evalueren en het
geven van adviezen aan de gemeentelijke actoren (raad, college en ambtelijke organisatie).
De raad heeft dit besluit genomen omdat:
– hij vindt dat de besluitvorming rond de vorming van de brede scholen geëvalueerd moet worden
zodat er lering kan worden getrokken voor komende projecten;
– de raad op basis van de evaluatie verantwoording wil afleggen aan de inwoners van

De rekenkamercommissie doet ten behoeve van de raad onderzoek naar de
rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college
gevoerde beleid. In de voorbereiding van de onderzoeken voor 2011 heeft de
commissie overleg gevoerd met de rekeningcommissie, met de burgemeester en
de gemeentesecretaris.
In het overleg met de secretaris kwam het verzoek om een onderzoek te doen
naar de wijze waarop de Buitendienst heeft voldaan aan de opdracht om
efficiënter te gaan werken door marktconformiteit te vergroten. De dienst werkt
namelijk al sinds 2007 marktgericht en marktconform. Uitgaande van het door
de raad vastgestelde kwaliteitsniveau probeert de Buitendienst het
kostprijsniveau van haar diensten op het niveau te brengen en te houden, zoals
deze eind 2005, na een extern onderzoek (Second Opinion Uitbesteding
Buitendienst, september 2005), zijn vastgesteld. In het Bedrijfsvoeringplan
Buitendienst van november 2006 zijn de verbetermaatregelen opgenomen die
hiertoe moeten leiden. Deze maatregelen zijn in de afgelopen jaren uitgevoerd.
In de organisatie is de behoefte aanwezig om de getroffen maatregelen te
evalueren en te onderzoeken in hoeverre de gestelde doelen bereikt zijn.