Sjabloon offerte aanvraag

Aanleiding en doelstelling

Geef hier aan waarom het onderzoek wordt uitgevoerd en wat er met dit onderzoek bereikt moet worden. Dit geeft bureaus inzicht in de achterliggende problematiek en vragen. Ook wordt hiermee duidelijk gemaakt wat er met het onderzoek bereikt moet worden bijvoorbeeld een verandering teweeg brengen, de waarheid boven tafel krijgen of leerervaringen opdoen. Getoetst moet worden aan doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid.

Probleemstelling en onderzoeksvragen

Omschrijf wat de probleemstelling van het onderzoek is. Dit is de meest basale onderzoeksvraag die gesteld kan worden. Er zou van het onderzoeksbureau verwacht mogen worden dat ze deze vraag kunnen vertalen in een aantal concrete onderzoeksvragen. Daar zou gebruik van gemaakt kunnen worden. Natuurlijk kun je ook zelf de onderzoeksvragen formuleren en aan het bureau vragen of ze ermee uit de voeten kunnen en/of ze zelf nog aanvullende vragen hebben. In ieder geval dienen de onderzoeksvragen door het bureau beantwoord  te worden. Dit dient in de offerteaanvraag duidelijk te worden aangegeven.

Specifieke wensen ten aanzien van de methode en werkwijze

Vermeld hier eventuele specifieke wensen ten aanzien van de te gebruiken onderzoeksmethode en werkwijze. Moeten er interviews plaatsvinden en dan met wie, bijvoorbeeld medewerkers van de ambtelijke organisaties, bestuurders, raadsleden, externen bijvoorbeeld burgers. Geef eventueel ook aan of er bepaalde bestaande gegevens/bestanden in het onderzoek moeten worden meegenomen. Ga echter hier zorgvuldig mee om. Je kunt hiermee de gehele opzet van het onderzoek “dichttimmeren” terwijl het van belang is de creativiteit en deskundigheid van de offrerende onderzoeksbureaus te testen.

Ook eventuele wensen van de samenwerking met de opdrachtgever zijn van belang. Hoe moet de voortgang worden bewaakt, wie is de contactpersoon tijdens het onderzoek en hoe wordt er gekeken tegen ambtelijke en bestuurlijk hoor en wederhoor en welke rol speelt het onderzoeksbureau daarin. Vermeld hier eventueel ook in welke mate het bureau een rol speelt in het communicatietraject.

Procedure en planning

Geef hieraan wanneer de offerte ontvangen moet zijn, bijvoorbeeld datum en tijdstip en op welke wijze de offerte ingediend moet zijn (digitaal of een hardcopy of beide). Geef tevens aan welke mogelijkheden er zijn om  vragen te stellen, schriftelijk of telefonisch en aan wie. Ook voor het stellen van vragen dient een deadline te worden aangegeven bijvoorbeeld binnen veertien dagen na ontvangst van de offerteaanvraag. Bij schriftelijk ingediende vragen heb je de mogelijkheid om de andere bureaus daar ook kennis van te laten nemen. Dit dien je echter vooraf aan te geven. Omschrijf hier ook de selectieprocedure als de doorlooptijd van het onderzoek en wanneer en op welke wijze er met het onderzoek begonnen wordt. Bijvoorbeeld er zou begonnen kunnen worden met een startbijeenkomst voor de betrokkenen.

Eindproduct

Geef hierbij aan of het eindproduct een onderdeel is van een rapport van de rekenkamercommissie of dat het een zelfstandig herkenbaar rapport van een extern bureau is of dat het bureau er een herkenbaar rapport van de rekenkamercommissie van moet maken.

Beschikbare budget

Dit is facultatief. We zijn natuurlijk niet verplicht aan te geven welk budget er beschikbaar is voor het onderzoek. Bij relatief eenvoudige onderzoeken is dit ook niet nodig, tenzij het budget erg laag is. Echter bij meer complexe onderzoeken waarbij de bureaus veel vrijheid hebben bij het bepalen van hun voorstel kan het handig zijn om een indicatie van het budget aan te geven. Dit voorkomt een te beperkt of een te uitgebreid onderzoeksvoorstel en op deze wijze kunnen onderzoeksvoorstellen beter met elkaar vergeleken worden (prijs-kwaliteit verhouding).

Selectiecriteria

Geef hierbij aan op basis van welke criteria de offertes worden beoordeeld. Hoe worden zaken als prijs, de aanpak en de ervaring van het bureau tegen elkaar afgewogen. Wordt er gewoon voor de goedkoopste offerte gekozen of wordt er voor de beste aanpak gekozen die binnen het budget blijft of er eventueel iets boven kan liggen? Een aantal criteria zal hierbij belangrijk gevonden worden zoals de inhoudelijke deskundigheid, de ervaring met dit type onderzoek verwijzend naar referenties, de gekozen methode en werkwijze. Ook speelt hier de onafhankelijkheid van het bureau een grote rol. Zijn er eerder opdrachten voor de gemeenten in opdracht door de gemeenten uitgevoerd? Hoe lang is dat geleden en met welk doel? Ook moet hier het onderzoeksprotocol ter sprake gebracht worden.

Eisen aan de offerte

Hier kan aangegeven worden dat de offerte rechtsgeldig moet zijn en moet worden ondertekend, in welke taal en valuta de offerte gesteld moet worden en dat de offerte deel uit maakt van een af te sluiten overeenkomst met het onderzoeksbureau. Bij de opdracht verlening kan er een overeenkomst met het bureau worden afgesloten. Ook dient de geoffreerde prijs van het onderzoek inclusief de te maken reiskosten te zijn.

Adres

Hier dient aangegeven te worden waar de offerte heen moet. Dus het postadres en het e-mailadres.

Bijlagen

Eventuele bijlagen die met de offerteaanvraag worden meegezonden kunnen hier vermeld worden. In ieder geval dient het onderzoeksprotocol,  het onderzoeksplan en de Algemene Inkoopvoorwaarden die op het onderzoek van toepassing zijn als bijlage meegezonden te worden.

auteur: Rekenkamercommissie Gemeente Aalten, Oost-Gelre en Winterswijk –  ingebracht door Wil Oosterveld