Enquetes, gesprekken en interviews

Doel van enquêtes, gesprekken en interviews is dat gericht wordt gevraagd naar uitgangspunten, uitvoering en resultaten van het onderzochte beleid. In het kader hiervan kunnen verantwoordelijken, deskundigen, of mensen die tot de gebruikers (de doelgroep van het beleid) behoren worden bevraagd.

Gespreksvormen

Interviews kunnen op afspraak maar ook spontaan op locatie worden uitgevoerd. Enquêtes kunnen schriftelijk, per mail of telefonisch worden uitgevoerd.
In het kader van een onderzoek zijn verschillende gespreksvormen te onderscheiden:

• oriënterend gesprek met personen die niet tot de onderzochte organisatie(s) behoren, waaronder externe deskundigen;
• oriënterend gesprek met personen die tot de onderzochte organisatie(s) behoren;
• enquête of interview met personen die niet tot de onderzochte organisatie(s) behoren;
• enquête of interview met ambtenaren;
• interview met directeur van onderzocht organisatieonderdeel;
• interview met verantwoordelijk wethouder(s) / portefeuillehouder(s);
• enquête of interview met raadsleden;
• groepsgesprek (optioneel);
• gesprek met klankbordgroep;
• enquête, interviews of gesprekken met leden van de doelgroep of belangenorganisaties.
• creatieve vormen van onderzoek.

Afnemen interview

• Geef voor het gesprek aan, wat het doel en de status van het gesprek is.
• Geef vooraf de vragenlijst aan betrokkene.
• Geef ook aan hoe de rekenkamer(commissie) gebruik maakt van de gespreksverslagen en eventuele citaten.
• Werk bij interviews bij voorkeur aan de hand van een protocol of vragenlijst met vragen die in elk geval aan de orde moeten komen. Dat vergemakkelijkt de vergelijkbaarheid en samenvoeging van gespreksresultaten, zeker als verschillende personen de interviews afnemen.
• Laat bij gesprekken met sleutelfiguren twee deelnemers van de kant van de rekenkamer en/of onderzoeksbureau aanwezig zijn.
• Stel vast dat betrokkene alle relevante informatie over dit onderwerp heeft verstrekt. Daarmee kan voorkomen worden dat informatie, waar in het gesprek niet naar is gevraagd door de rekenkamer, mogelijk niet boven water komt.

Verslaglegging

Het gespreksverslag is onderzoeksmateriaal. In het rekenkamerrapport moet hier uit geput kunnen worden in de vorm van citaten en /of parafrases. Het is daarom van belang dat van elk interview een verslag wordt gemaakt.
Laat het verslag goedkeuren (en desgewenst ondertekenen) door de betrokkenen. Dat voorkomt discussie over de feiten in een later stadium.
Na een reactie binnen een vooraf gestelde termijn wordt een definitief verslag opgesteld en vastgesteld.
Van oriënterende gesprekken worden aantekeningen gemaakt, zonder dat het expliciet wordt goedgekeurd. De bruikbaarheid van informatie uit oriënterende gesprekken is daarom wel minder.

Aanwezigheid leden rekenkamer(commissie)

Als de rekenkamer(commissie) onderzoek laat uitvoeren door externen, kan het van belang zijn dat iemand van de rekenkamer(commissie) aanwezig is bij interviews. Meestal gaat het dan om gesprekken met sleutelfiguren zoals raadsleden, wethouders of directeuren. Echter, aanwezigheid van iemand van de rekenkamer kan ook een vertekend beeld opleveren.

Het is daarom in ieder geval van belang dat de rekenkamer(commissie) van de externe onderzoek gerapporteerd krijgt hoe deze direct belanghebbenden bij het onderzoek reageren op het onderzoek en de gestelde vragen (verbaal en non-verbaal). Ook komen in deze gesprekken vaak politiek-bestuurlijk gevoelige punten aan de orde. Het is belangrijk dat ook deze signalen worden doorgegeven aan de rekenkamer(commissie). De rekenkamer kan hier dan in de rest van het onderzoek en in de rapportage rekening mee houden.